Книга: Складской учет на компьютере. Лучшие программы, включая 1С 8.2

Оформление приходного документа

Оформление приходного документа

Приходные операции по поступлению товарно-материальных ценностей от поставщиков оформляются в конфигурации с помощью документа Поступление товаров и услуг. Чтобы перейти в режим работы с этими документами, нужно выполнить команду главного меню Покупка?Поступление товаров и услуг, либо в панели функций на вкладке Покупка щелкнуть мышью на позиции Поступление товаров и услуг. Независимо от того, каким вариантом вы воспользовались, на экране откроется окно списка, изображенное на рис. 6.33.

Рис. 6.33. Список приходных документов

В данном окне содержится перечень сформированных ранее документов. В крайней слева колонке списка отображается признак проведенного/непроведенного документа (на рис. 6.33 проведены все документы, кроме второго сверху), в двух расположенных рядом колонках – признаки ручного редактирования и отражения в налоговом учете. В последующих колонках окна для каждой позиции списка отображаются перечисленные ниже реквизиты.

• Дата – здесь содержится дата формирования и время записи текущего документа.

• Номер – здесь указывается номер документа в системе.

• Вид операции – в данном поле отображается название вида операции, которая оформляется текущим документом.

• Сумма – показывается сумма по документу в валюте документа.

• Валюта – показывается валюта текущего документа.

• Организация – в данном поле отображается наименование организации, от имени которой оформляется текущий документ (как правило – наименование собственной организации).

• Контрагент – в этом поле отображается наименование контрагента по текущему документу (т. е. поставщика, от которого оформляется приход номенклатурных позиций).

• Склад компании – здесь содержится название склада, на который оформляется приход номенклатурных позиций.

• Дата вх. и Номер вх. – в этих полях отображается соответственно дата и номер приходного документа, присвоенные ему при оформлении поставщиком.

• Ответственный – в этом поле содержится имя пользователя, ответственного за оформление текущего документа.

• Комментарий – поле предназначено для отображения дополнительной информации произвольного характера, относящейся к текущему документу.

С помощью команды Действия?Провести осуществляется проведение текущего документа (это можно делать как в окне списка, так и в окне редактирования). Команда Действия?Отмена проведения предназначена для быстрой отмены проведения текущего документа (данная команда доступна только тогда, когда в списке курсор установлен на проведенный ранее документ). После выполнения каждой из этих команд соответствующим образом изменяется признак проведенного/непроведенного документа, содержащийся в крайней левой колонке списка.

Для формирования нового документа нужно выполнить команду Действия?Добавить либо нажать клавишу Insert, для редактирования текущего – выполнить команду Действия?Изменить либо нажать клавишу F2. При добавлении нового документа на экране откроется окно выбора операции по документу (рис. 6.34).

Рис. 6.34. Выбор вида операции по документу

В данном окне нужно выделить щелчком мыши требуемый вид операции и нажать кнопку ОК. Как показывает практика, у большинства предприятий обычно наиболее востребованной является операция Покупка, комиссия. Поскольку содержимое окна ввода и редактирования (рис. 6.35) документа зависит от вида операции, мы будем с ним знакомиться на примере именно этой операции.

Рис. 6.35. Оформление приходного документа

В данном окне вы можете изменить вид операции – для этого достаточно выбрать соответствующую команду в меню Операция, которое находится слева вверху окна.

В верхней части окна присваиваются основные параметры, по которым впоследствии можно идентифицировать данный документ. В поле Номер формируется номер приходного документа в системе. Этот номер программа генерирует автоматически при нажатии кнопки Записать или выполнении команды Действия?Записать. Этот номер вы можете отредактировать вручную, предварительно включив данную возможность с помощью команды Действия?Редактировать номер.

В поле от указывается дата и время формирования документа. При создании документа здесь автоматически отображается текущая дата. После того как документ записан с помощью кнопки Записать, к рабочей дате добавляется время записи документа. Отметим, что значение поля от при необходимости можно отредактировать вручную.

В поле Организация указывается наименование организации, от имени которой оформляется текущий документ (обычно это название собственной организации). Значение данного поля выбирается из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике организаций.

В поле Контрагент из справочника контрагентов, открываемого нажатием кнопки выбора, выбирается поставщик номенклатурных позиций по данному документу.

В поле Склад указывается наименование склада, на который будет оформляться поступление номенклатурных позиций по текущему документу (то есть куда они будут оприходованы). Значение данного поля выбирается в окне справочника складов (порядок работы с данным справочником мы изучили ранее), которое выводится на экран с помощью кнопки выбора.

Договор – в данном поле указывается название договора, в рамках которого осуществляется поставка по текущему документу. Значение данного поля выбирается из числа договоров, заключенных с выбранным в поле Контрагент предприятием. Перечень этих договоров выводится на экран с помощью кнопки выбора.

Если расчеты по выбранному договору ведутся не по договору в целом, а по расчетным документам (это определяется в режиме ввода и редактирования договора в справочнике договоров контрагентов), то справа становится доступным для редактирования поле Документ расчетов. В этом поле нужно указать документ расчетов по данному договору. При нажатии кнопки выбора отобразится окно с перечнем расчетных документов для договора, указанного в поле Договор. В этом окне нужно выделить щелчком мыши требуемый документ и нажать кнопку Выбрать. Если к данному договору еще нет расчетных документов, вы можете ввести новый документ, нажав кнопку Новый документ расчетов (ручной учет).

Чтобы данный документ был отражен в налоговом учете, нужно установить флажок Отразить в налог. учете.

Спецификация товарной части документа формируется на вкладке Товары, а сведения о сопутствующих услугах можно ввести на вкладке Услуги. Кроме этого, в окне имеются также вкладки Счета учета расчетов, Дополнительно и Счет-фактура. Если в настройках программы включен режим учета возвратной тары, то в данном окне будет присутствовать также вкладка Тара.

Содержимое вкладки Товары показано на рис. 6.35. Здесь формируется список товарно-материальных ценностей, поступивших по данному документу. Чтобы добавить в список позицию, нужно в инструментальной панели данной вкладки нажать кнопку Добавить (названия кнопок инструментальной панели отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши), либо клавишу Insert. Появившейся в списке позиции будет автоматически присвоен порядковый номер.

После этого в поле Номенклатура нужно нажать клавишу F4 или кнопку выбора, чтобы вызвать интерфейс справочника номенклатуры. В этом окне нужно выбрать поступившую по данному документу номенклатурную позицию. Если до настоящего момента она не была внесена в справочник – вы можете это сделать прямо сейчас (работать со справочником номенклатуры мы научились ранее).

В полях Количество и Цена с клавиатуры вводится соответственно количество номенклатурной позиции в установленных для нее единицах измерения и цена за одну единицу. На основании количества и цены программа автоматически рассчитает сумму по данной номенклатурной позиции, которая отобразится в колонке Сумма.

В поле % НДС отображается размер ставки налога на добавленную стоимость для данной номенклатурной позиции. Напомним, что эта ставка указывается в режиме ввода/редактирования каждой номенклатурной позиции. В случае необходимости вы можете изменить значение данного поля, выбрав другую ставку НДС из раскрывающегося списка.

Значение поля Сумма НДС рассчитывается программой автоматически на основании значений полей Сумма и % НДС. Однако в случае необходимости вы можете отредактировать его вручную (при этом значения полей Сумма и % НДС останутся неизменными).

ВНИМАНИЕ

Параметры учета НДС отображаются только в том случае, когда в окне Цены и валюта установлен флажок Учитывать НДС. Данное окно выводится на экран с помощью кнопки Цены и валюта, которая расположена в инструментальной панели окна редактирования документа (см. рис. 6.35).

В полях Счет учета (БУ) и Счет НДС нужно указать соответственно счет учета номенклатурных позиций, поступивших по данному документу, и счет учета НДС по поступившим ценностям. Эти поля заполняются одинаково: нужно нажать кнопку выбора, после чего в открывшемся окне указать требуемый счет.

Чтобы удалить позицию из списка поступивших ценностей, нужно выделить ее щелчком мыши и нажать в инструментальной панели кнопку Удалить текущий или клавишу Delete. При этом следует соблюдать осторожность, поскольку программа не выдает дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

По мере добавления, редактирования и удаления номенклатурных позиций итоговая сумма по документу будет автоматически пересчитываться.

Для выбора номенклатурных позиций в текущий документ удобно воспользоваться кнопкой Подбор. При нажатии на данную кнопку на экране открывается окно, изображенное на рис. 6.36.

Рис. 6.36. Подбор позиций для включения в документ

Вверху окна в поле Подбор из раскрывающегося списка выбирается вариант представления данных в списке. Возможные варианты – По справочнику (этот вариант предлагается по умолчанию), Цены номенклатуры, Остатки номенклатуры, Остатки и цены номенклатуры. В зависимости от выбранного варианта изменяется информативное наполнение табличной части окна (например, при выборе варианта Цены номенклатуры в списке будут представлены сведения о ценах, и т. д.).

Под инструментальной панелью приводится иерархический перечень групп номенклатуры, в нижней части отображается перечень номенклатурных позиций текущей группы. Для включения требуемой позиции в документ следует установить на нее курсор и дважды щелкнуть мышью либо нажать клавишу Enter. При повторном включении позиции в документ ее количество увеличится на единицу.

Внизу окна находится группа флажков Запрашивать, которая включает в себя флажки Количество и Цена. Если все флажки сняты, то выбранная позиция сразу попадает в спецификацию текущего документа. Если же установлен хотя бы один из данных флажков, то после выбора номенклатурной позиции на экране открывается окно, которое показано на рис. 6.37.

Рис. 6.37. Ввод цены и количества

Данное окно включает в себя поля Количество, Цена и Сумма (нередактируемое поле). В поле Количество с клавиатуры вводится количество номенклатурной позиции в установленных для нее единицах измерения. В поле Цена также с клавиатуры вводится цена номенклатурной позиции. На основании значений полей Количество и Цена автоматически рассчитывается сумма по текущей номенклатурной позиции, которая отображается в информационном поле Сумма.

Поля Количество и Цена доступны для редактирования только тогда, когда в группе флажков Запрашивать установлены соответствующие флажки (иначе говоря, если установлен только флажок Количество, то в окне, изображенном на рис. 6.37, для редактирования будет доступно только поле Количество).

После нажатия в окне Количество и цена (см. рис. 6.37) кнопки ОК номенклатурная позиция с установленными количеством и ценой будет помещена в спецификацию приходного документа. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения изменений.

Что касается вкладки Услуги, то в целом порядок действий здесь будет таким же, как и при формировании списка товарно-материальных позиций. На этой вкладке формируется перечень услуг, которые не оказывают влияния на себестоимость поступивших товарно-материальных ценностей, но влияют на общую сумму по документу. В случае, если необходимо отразить только получение услуг, то спецификация документа формируется только на вкладке Услуги. Что касается услуг, которые оказывают влияние на себестоимость поступивших товарно-материальных ценностей, то их получение отражается документом Поступление доп. расходов (переход в режим работы с данными документами осуществляется с помощью команды главного меню Покупка?Поступление доп. расходов).

На вкладке Счета учета расчетов содержится два параметра: Счет учета расчетов с контрагентами и Счет учета расчетов по авансам. В поле Счет учета расчетов с контрагентами следует указать счет, на котором учитываются расчеты с данным поставщиком. Что касается параметра Счет учета расчетов по авансам, то он используется только в случае применения в расчетах авансов.

На вкладке Дополнительно в полях Вх. номер и Вх. дата можно указать соответствующие входящие реквизиты документа. В поле Ответственный указывается имя пользователя, ответственного за формирование и проведение данного документа, а в полях Грузоотправитель и Грузополучатель – наименование соответственно грузоотправителя и грузополучателя по данному документу.

На вкладке Счет-фактура содержится флажок Предъявлен счет-фактура, который устанавливается в случае предъявления счет-фактуры. При установленном данном флажке открываются поля Номер входящего счета-фактуры и Дата входящего счета-фактуры, в которых указываются соответствующие реквизиты документа.

В нижней части окна (под всеми вкладками) находятся параметры Тип цен, Счет-фактура и Комментарий. В поле Тип цен отображается информация об используемых ценах – в том случае, если соответствующие параметры были определены в окне Цены и валюта. Напомним, что данное окно вызывается с помощью одноименной кнопки инструментальной панели. Отметим, что параметр Тип цен не является обязательным для заполнения.

В поле Комментарий при необходимости можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данному документу.

В поле Счет-фактура отображается ссылка Ввести счет-фактуру или ссылка с реквизитами уже зарегистрированной счет-фактуры. Чтобы зарегистрировать счет-фактуру по документу, предварительно необходимо его записать и щелкнуть на ссылке Ввести счет-фактуру. При этом на экране отобразится окно ввода счет-фактуры, в котором выполняются все необходимые действия. После нажатия в окне ввода счет-фактуры кнопки ОК ссылка Ввести счет-фактуру в окне редактирования приходного документа исчезнет, а вместо нее появится ссылка с реквизитами созданной счет-фактуры (см. рис. 6.35). Теперь эта ссылка будет использоваться для перехода в режим просмотра и редактирования введенной счет-фактуры.

Чтобы вывести приходный документ на печать, нужно нажать кнопку Печать, расположенную справа внизу окна, и в открывшемся меню выбрать форму документа. По умолчанию программа предлагает распечатать накладную по форме ТОРГ-12 (рис. 6.38).

Рис. 6.38. Приходная накладная по форме ТОРГ-12

С помощью соответствующих команд меню Печать можно сгенерировать и другие печатные формы документа. Чтобы распечатать документ, выполните команду главного меню Файл?Печать или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+P.

Оглавление книги