Книга: Менеджмент безопасности бизнеса

Глава 11 Безопасность в кадровой работе

Глава 11

Безопасность в кадровой работе

Проблема отбора кадров встает перед руководителями организаций в двух основных случаях:

– создание новых подразделений;

– замещение вакантных должностей.

Для первого случая характерно, как правило, изучение значительного числа кандидатур, для которых из набора имеющихся вакансий подбирается соответствующая должность. Во втором случае из ограниченного числа лиц отбирается тот, который по своим личным и профессиональным качествам в наибольшей степени соответствует требованиям к кандидатам на должность. Первостепенной задачей в этом случае является выявление и «отсев» кандидатов с признаками психологической патологии. Необходимость решения этой задачи не требует комментариев.

Даже весьма опытные работники кадровых подразделений не всегда могут правильно, достоверно и быстро оценить подлинное психическое состояние лиц, пришедших на собеседование. Этому способствуют повышенное волнение, склонность отдельных кандидатов к предвзятым оценкам характера своей будущей деятельности и др. В этом случае может оказаться целесообразным требовать от кандидатов предоставления справок о состоянии здоровья либо направлять их в определенные клиники для прохождения полной диспансеризации (за счет кандидата).

Такой подход позволяет быстро и эффективно составить исчерпывающее представление о состоянии психического здоровья будущего сотрудника, выявить присущие ему иные заболевания (легочные, желудочные, позвоночно-крестцовые, сердечно-сосудистые и др.), диагностировать зрение и слух и лучше планировать его возможное использование на конкретном рабочем месте.

Кроме того, состояние здоровья кандидата отобразится в дальнейшем на уровне затрат на его медицинское страхование, в целом затронет бюджет фирмы или банка. Потребуется, очевидно, постоянно оценивать и взвешивать, с одной стороны, необходимость приема на работу квалифицированного специалиста и, с другой стороны, вероятность высоких расходов на его лечение в случае наличия у него каких-либо хронических заболеваний и т. п.

Первичный контакт с кандидатом следует максимально использовать для сбора информации и в воспитательно-профилактических целях. Рекомендуется:

обращать внимание будущего работника на характерные особенности и режим предстоящей деятельности;

привлекать внимание к условиям работы с конфиденциальной информацией, к которой он будет допущен;

– приводить примеры из практики защиты коммерческой тайны в организации и внимательно оценивать реакцию кандидата на эти сведения.

В предпринимательской практике выявлена также тенденция использовать ознакомительные беседы с лицами, принимаемыми на работу, для добывания через них дополнительной информации о соответствующем рынке, конкурентах и т. п. Иными словами, придавать подобным беседам разведывательный характер, по результатам которых в ряде случаев оформляются даже отдельные информационные справки на те организации, в которых ранее работал или продолжает трудиться кандидат.

Однако в этом случае следует помнить и о том, что не исключена вероятность провокации со стороны кандидата, который принимая участие в подобного рода беседе, может затем официально заявить, например, через средства массовой информации, о попытках якобы выведывания у него строго охраняемых коммерческих секретов его "родной фирмы". Это весьма неприятная ситуация.

Лучший вариант поведения ведущего собеседование – быть достаточно искренним и доброжелательным. Это в значительной степени предотвратит впоследствии возможные обвинения в неправомерном использовании чужой конфиденциальной информации.

Для преодоления вероятных недоразумений рекомендуется в самом начале встречи задать вопрос о подписании кандидатом каких-либо внутренних документов на прежнем месте работы, которые бы предписывали ему соблюдать режим неразглашения коммерческих, научно-технических и иных сведений. В случае упоминания кандидатом об этих условиях целесообразно под любым благовидным предлогом прервать беседу до выяснения всех остальных вопросов по анкете и автобиографии кандидата .

Следующий этап – сбор и оценка информации о кандидатах. На этой стадии формируется первичная, но достаточно подробная оценка личных и деловых качеств кандидата на работу. При этом представляется наиболее важным добывание сведений биографического характера не только на конкретное проверяемое лицо, но и его родственников, а также выявление дружеских и особенно конфиденциальных служебных и родственных связей, скрываемых кандидатом. Часто подлинный характер этих связей искусственно маскируется какими-либо официальными поводами и причинами.

Для добывания информации используются возможности различных подразделений организации, в первую очередь службы безопасности, отдела кадров, юридического отдела, подразделений медицинского обеспечения, а также некоторых сторонних организаций, например детективных агентств, бюро по занятости населения, диспансеров и пр.

Для сбора сведений такого характера могут применяться в рамках Закона РФ "О частной детективной и охранной деятельности в Российской Федерации" от 11.03.92 № 2487-I следующие методы: опрос, анкетирование, целевые беседы с лицами по месту жительства кандидатов и на предыдущих местах их учебы или работы, наведение справок через медицинское учреждение и пр.

Очевидно также, что представители организации должны быть абсолютно уверены в том, что проводят собеседования и встречи именно с теми лицами, которые выступают в качестве кандидатов на работу. Это подразумевает тщательную проверку паспортных данных, иных документов, а также получение фотографий кандидатов без очков, контактных линз, парика, макияжа. Необходимо требовать предоставления комплекта фотографий нескольких размеров.

Рекомендуется настаивать на получении набора цветных фотографий кандидата, которые могут быть использованы в случае необходимости для предъявления жильцам по месту его проживания или коллегам по работе. Использование в кадровой работе цветных фотографий, соответствующих паспортным данным, предпочтительнее также в связи с тем, что они четко и без искажений передают цвет волос, глаз, кожи, возраст и характерные приметы кандидата.

В практике уже известны случаи, когда для дополнительного анализа анкеты кандидата и его фотографий руководители организаций приглашали высокопрофессиональных юристов, графологов, известных психоаналитиков и даже экстрасенсов в целях обеспечения максимальной полноты формулировок окончательного заключения и выявления возможных скрытых противоречий в характере проверяемого лица.

В ходе этого этапа на основе анализа документов, представляемых самим кандидатом (документы об образовании и квалификации, анкета, автобиография, заявление о приеме на работу, листки по учету кадров, письма-рекомендации, сведения о месте проживания и пр.), а также данных, полученных из других источников и результатов предварительного собеседования, появляется определенная возможность отказать кандидатурам, которые по формальным признакам явно не соответствуют требованиям, предъявляемым к будущим сотрудникам.

Здесь же целесообразно "отсечь" кандидатуры, связь которых с криминальными сообществами и фирмами-конкурентами была установлена в ходе сбора информации. Также на этом этапе следует тщательно проанализировать обнаруженные случаи сокрытия автобиографических фактов кандидатами (даже если эти факты не являются явно компрометирующими): во-первых, далеко не всегда удается установить подлинные причины сокрытия информации ("криминал там, все-таки, есть, но мы его не выявили"), во-вторых, сам факт сокрытия информации от руководства фирмы, которая должна бы стать для кандидата "своей", – тревожный сигнал.

По некоторым данным зарубежных и российских коммерческих служб и агентств, осуществляющих подбор персонала, по этим причинам отказывают в найме на работу, как правило, 10-30 % претендентов.

При сравнительном анализе кандидатур рекомендуется придерживаться следующей последовательности:

– определение среди кандидатов тех лиц, которые по своим психологическим параметрам явно не подходят для планируемой работы;

– выявление среди тестируемого контингента тех лиц, в отношении которых можно высказать весьма обоснованные подозрения о наличии у них каких-либо психических нарушений или черт характера, близких к пограничным состояниям;

– фиксирование тех кандидатов, которые не обладают качествами, противопоказаниями для принятия на работу, хотя при этом их профессионально значимые черты пока не сформированы либо сформированы, но в недостаточной степени;

выделение из группы кандидатов тех лиц, которые по своим психологическим характеристикам соответствуют требованиям профессиограммы полностью либо частично.

Таким образом, всех кандидатов по ряду формальных признаков можно разделить на четыре основные группы. С тестируемыми лицами, попавшими в первую группу, дальнейшая работа, очевидно, не целесообразна.

Аналогичное заключение можно сделать и в отношении лиц второй группы. Из состава третьей группы кандидатов в дальнейшем на собеседования можно приглашать тех, чьи психологические характеристики позволяют предполагать быстрое развитие у этих лиц профессионально значимых качеств. Членов четвертой группы рекомендуется практически без исключения допускать к повторному собеседованию.

Итоговое собеседование является основным содержанием заключительной фазы работы с кандидатом. Как показывает опыт, именно на данном этапе, как это ни удивительно, сотрудники кадровых аппаратов и даже руководители коммерческих предприятий допускают наибольшее число ошибок. В ходе итогового собеседования должны быть затронуты разные аспекты.

К числу наиболее значимых вопросов этой фазы собеседования традиционно относятся следующие:

– основные побудительные мотивы, по которым кандидат решил предложить свои услуги данному банку (фирме);

– перспективные планы кандидата, с которыми он связывает работу в фирме (повышение квалификации, изучение иностранных языков, овладение компьютерными технологиями, расширение деловых и личных связей, материальный фактор и пр.);

– отрицательные моменты, которые возникали по месту предыдущей работы кандидата;

– личные и деловые связи, характер отношений с руководителями и сотрудниками на предыдущем месте работы.

При оценке соответствующих ответов кандидата необходимо постоянно обращать на них внимание и стремиться верифицировать ту аргументацию, интонацию, акценты, мимику, жесты, выражения, которые он использует для подкрепления своих выводов. В результате при анализе ответов обычно представляется возможным достаточно глубоко оценить продуманность, устойчивость и окончательный характер решения кандидата. Для этих целей рекомендуется следующая система критериев:

– явное отсутствие системности в том, что сообщает о себе собеседник;

поверхностный, неосновательный анализ им обстоятельств обсуждаемых проблем;

необоснованные, неглубокие заключения, которые не вытекают из ранее

– выраженная примитивность и упрощенность выводов;

– противоречия собственным посылкам и тезисам, на которых собеседник первоначально строил цепочку рассуждений и аргументировал собственные выводы;

– необоснованные, категоричные, безапелляционные, а порой и ультимативные утверждения либо отрицания;

– явно абсурдные, не соответствующие общепринятым взглядам заключения и выводы по обсуждаемым проблемам;

– неспособность понимать, воспринимать и передавать переносный смысл шуток, пословиц, отдельных иносказательных выражений и высказываний;

– чрезмерная конфликтность и обидчивость по незначительным поводам;

– амбициозность, упрямство и повышенное самомнение при отстаивании собственных взглядов и убеждений.

Очевидно, что чем больше перечисленных выше признаков представитель кадрового подразделения (службы безопасности) наблюдает в собеседнике, тем проще сделать аргументированное заключение об уровне интеллекта и психическом состоянии кандидата. Если результаты указанных проверок, тестов и психологического изучения не противоречат друг другу и не содержат данных, которые бы препятствовали приему на работу данного кандидата, то с ним может быть заключено трудовое соглашение.

В связи с создавшимся положением в работе с кадрами и теми угрозами, которые возникают для служащих банков и предприятий приходится предусматривать меры по обеспечению безопасности от этих рисков. Одной из таких мер является обеспечение безопасности служащих банков, особенно руководящих сотрудников.

Другой мерой безопасности является подбор, изучение, проверка и воспитание кадров. В работе с кадрами большое значение имеет создание команды единомышленников. Это достигается путем подбора и проверки кадров, создания стимулов для честной и плодотворной работы, повышения квалификации сотрудников, их материальной заинтересованности. В то же время служба безопасности должна постоянно проверять сотрудников предприятия, чтобы не допустить утечки секретов, обеспечить безопасность организации. Службе безопасности совместно с руководством предприятия необходимо разработать кадровую политику.

Она сводится к ряду элементов:

– профессионально грамотно организовать отбор кадров;

– изучить кандидатов;

– обучить новичков специфике работы;

– создать необходимые условия труда;

– определить критерии морального и материального поощрения и стимулирования в работе;

– заботиться о профессиональном росте и перспективах продвижения по службе;

– создать в коллективе здоровый морально-психологический климат;

– определить функциональные обязанности для каждой категории сотрудников;

– разработать критерии загрузки и оценки отдачи (результатов);

– продумать рациональное соотношение числа работников различных категорий;

– разработать систему проверки сотрудников;

продумать отношения с пенсионерами и увольняемыми сотрудниками (по разным причинам).

Современные требования к сотрудникам банков и предприятий:

– возраст от 25 до 35 лет;

– знание иностранного языка;

– высшее образование по профессии;

– мобильность, напористость, энергичность;

– лояльность, честность, трудолюбие, готовность работать во внеурочные часы;

– наличие полезных связей;

– верность своему слову, обязательность;

– хорошее моральное и физическое здоровье;

– знание компьютера;

– умение водить автомашину;

– деловое чутье, изобретательность, цепкость;

– эрудиция, интеллект;

– объективность;

– умение разбираться в людях;

– решительность;

– организаторские способности;

– чувство юмора;

– воспитанность;

– аналитический ум;

– умение хранить тайну;

– способность работать с людьми.

Не пригодны к работе:

алкоголики, наркоманы, представители сексуальных меньшинств, азартные игроки, психически больные и неуравновешенные люди, лица, имеющие связи или выходцы из криминальных структур, люди амбициозные и с завышенной самооценкой.

Проверка кандидатов ведется по следующим параметрам:

Проверка анкетных и биографических данных.

Новая анкета – дополнение к обычной анкете в зависимости от места работы.

Собеседование.

Тесты.

Графологическая экспертиза.

Проверка по учетам МВД, нарко и психдиспансеров.

Проверка по прежним местам работы.

Проверка профессиональной пригодности.

Беседа с поручителями.

Проверка статуса гражданства (второе гражданство).

Финансовое и материальное положение.

Специальные проверки на:

болтливость;

работу на конкурента;

связь с уголовным миром;

наличие пагубных увлечений;

наличие компрматериалов;

соблюдение коммерческой тайны;

честность и порядочность в работе;

лояльность банку, фирме;

комплексная проверка в случае возникновения серьезных подозрений.

По оценке специалистов по безопасности потери организаций, которые происходят по вине персонала в относительном выражении составляют 60%-70%. Основные виды потерь от действий сотрудников это:

– хищение ТМЦ,

– мошенничество,

– нецелевое использование ресурсов предприятия (электронная почта, средства связи, копировально-множительное оборудование, нецелевое использование рабочего времени).

– разглашение конфиденциальной информации.

Основные методы минимизации потерь:

– использование технических средств контроля,

– юридическое закрепление прав владельца информации на защиту своих интересов,

– заключение договоров о полной материальной или индивидуальной материальной ответственности,

– адаптированная система мотивации сотрудников.

Основные мероприятия по возмещению ущерба:

– проведение служебного расследования,

– взыскание с сотрудника (сотрудников) суммы причиненного ущерба по договору о полной материальной ответственности,

– возбуждение уголовного дела.

Далее рассмотрим более подробно основные виды потерь, которые возникают на предприятии по вине сотрудников: хищение ТМЦ – наиболее часто встречающийся вид потерь на предприятии любой формы собственности, как правило осуществляется непосредственно сотрудником (или сотрудниками) имеющих доступ к обслуживанию ТМЦ, выявляется при проведении очередной инвентаризации или при выборочном пересчете определенной группы товара. В ряде случаев очень сложно доказать степень вины конкретного сотрудника, что влечет за собой проблемы при проведении мероприятий по возмещению стоимости похищенного. Опасность данного вида потерь также заключается в снижении общего уровня лояльности персонала, как правило это происходит в случае заключения работодателем договора о коллективной материальной ответственности. Проблема в том, что недостачу погашает весь коллектив бригады или группы и если администрация предприятия не сможет в ограниченный период времени найти виновного и доказать его причастность к хищениям, в коллективе возникает недовольство со стороны «честного» персонала, который вынужден платить за «чужие» кражи. Иногда возникает цепная реакция, связанная с демотивацией сотрудника не воровать и его желанием «компенсировать» свои издержки.

В этом отношении огромную роль играет общая система защиты материальных ценностей, включающая в себя:

– технические средства контроля,

– охранную сигнализацию,

– режимные мероприятия,

– систему контроля доступа в помещения с ТМЦ,

– систему видеонаблюдения и видеозаписи,

– система контроля и учета ТМЦ.

Иначе говоря сотрудник, который взял на себя материальную ответственность должен быть уверен, что администрация предприятия создала все условия для гарантированной сохранности ТМЦ .

Тактические приемы в организации системы защиты материальных ценностей могут быть самыми различными, поэтому отметим основные критерии, которые должны присутствовать в обязательном порядке:

– экономическая обоснованность,

– легитимность,

– возможность модернизации (для технических систем).

Мошенничество персонала: как правило требует более высокой «квалификации» исполнителя, хорошего знания им системы учета ТМЦ на предприятии, системы организации учета и контроля. Раскрытие и сбор доказательств по данному виду потерь в ряде случаев по силам только квалифицированному специалисту, имеющего соответствующий опыт и знания. Как правило, целесообразно привлекать несколько специалистов (экономистов, сотрудников служб безопасности и т.д.)

Конкретные виды мошенничества могут быть самыми разнообразными: это и "откаты" предприятий – подрядчиков, либо закупка товаров по завышенным ценам в "дружественных" или "родственных" фирмах. Это списание основных средств и их продажа по заниженным ценам, покупка рекламных носителей, которые не будут никогда использованы, раздача знакомых сувенирной и подарочной продукции под видом проведения рекламных акций, и т.д.

Существующие меры противодействия и их эффективность как правило зависят от общего отношения первых лиц предприятия к данной проблеме. В ряде случаев строгое соблюдение мер учета и контроля над движением ТМЦ и выборочная проверка сотрудников позволяет эффективно решать данную проблему.

В отношении технических средств контроля естественно предположить что в основном это системы контроля и анализа (как правило средств связи и электронных сообщений).

Нецелевое использование ресурсов предприятия: в большей степени связано с низкой или отсутствующей корпоративной культурой и недостаточному вниманию руководства предприятия к данной проблеме. Вместе с тем только по расходам на канцелярию можно экономить достаточно большие суммы после введения строгой отчетности.

Наиболее часто встречающиеся факты это:

– нецелевое использование канцелярских принадлежностей и расходных материалов,

– нецелевое использование средств связи, в т.ч. междугородней,

– нецелевое использование электронной почты и Интернета.

Методика организации проведения служебного расследования

Как правило, служебные расследования на предприятии проводится в случаях выявления недостачи ТМЦ, случаях разглашения сведений, составляющих коммерческую тайну, и иных случаях, когда предприятию причинен ущерб.

Цель проведения служебного расследования – получить документированную информацию, которая может служить доказательством вины отдельного сотрудника или группы лиц и использована для привлечения сотрудника к ответственности.

Создание команды

Все знают сколь важно создать и сплотить для достижения целей слаженную работоспособную команду единомышленников. Эта задача как правило решается руководителями предприятия.

Каждый руководитель, обладая такой командой, всегда добивается успеха, ибо на него работает коллективный ум, стремление сделать работу наилучшим образом, сотрудники не считаются со временем, никто не считает, что это не его обязанность. В таком коллективе царит дух творчества, коллективизма, взаимовыручки и взаимозаменяемости.

Как же создать и сплотить такой коллектив? Это дело сложное и не всякому руководителю по плечу.

Что сегодня движет молодежью, в том числе и талантливой. К сожалению деньги. Мало кто хочет работать за идею. Хорошо еще, когда рождается сочетание интереса к профессии и стремление хорошо зарабатывать. И совсем плохо, когда человеком движет корысть. Это приводит к рвачеству, нечестности, при случае к воровству, обману.

В этих условиях руководитель должен позаботится о материальном обеспечении сотрудников фирмы, их профессиональном и служебном росте, заинтересованности работать на фирму.

Забота о коллективе, а не только о личном обогащении за счет труда коллектива, поможет создать нужную работоспособную команду, обеспечивающую успех дела. Не многим удается создать работоспособные команды. Поэтому тысячи фирм ежегодно разоряются и прекращают свое существование. В этих условиях забота о подборе, проверке и сохранении работоспособности кадров, их обучении приобретает первостепенное значение.

Подбором кадров должна заниматься личность, а не безликий чиновник. Ибо «подобное рождает подобное». Необходимо учитывать, что личность человека иногда играет значительно большую роль в его деловых успехах, чем глубокие знания и образование.

Кадровая политика – это совокупность положений и установок, определяющих курс, направленность в области подбора, расстановки, подготовки и воспитания кадров и их систематической проверки. Эти установки включают: принципы подбора, расстановки, подготовки и воспитания работников, цели и задачи, характер, направления, формы и методы этой деятельности, требования к кадрам в современных условиях, формы и методы их проверок. Работа с кадрами складывается из ряда элементов:

правильно и профессионально грамотно организовать отбор кадров;

– изучение кадров;

– обучение специфике работы;

– оказание помощи на новом участке работы;

– создание необходимых условий труда;

– определение критериев морального и материального стимулирования;

– забота о профессиональном росте сотрудников;

создание в коллективе здорового морально-психологического климата;

– определение служебной загрузки кадров и ее оценка;

– необходимое соотношение числа работников различных категорий и требования к ним;

– определение функциональных обязанностей сотрудников;

– организация проверки на лояльность, честность, наличие компромата и т. п. .

Основные элемента работы с кадрами служб безопасности:

– решение организационно-штатных вопросов;

определение требований к кадрам на конкретных участках детективной и охранной деятельности;

– подбор кадров на работу в службу безопасности, особая проверка;

– расстановка кадров;

– изучение и оценка кадров;

– воспитание кадров, укрепление дисциплины, создание необходимых условий труда и быта сотрудников, повышение эффективности их деятельности;

– создание базы данных на охранников и особо компрматериала на них;

– создание проверенного резерва кадров;

– расчет динамики движения кадров;

– оценка качеств работников и перспектив их использования;

– прогнозирование, предвидение задач.

Деятельность отдела кадров

– набор разных категорий сотрудников;

поощрение сотрудников, предоставление акций банка и другие формы. Эффект экономического стимулирования;

дополнительные льготы: различные формы страхования, пенсионные планы;

– взаимоотношения с трудовым коллективом;

подготовка персонала: внутренние и внешние программы подготовки;

– исследования и развитие: опросы общественного мнения, анализ и тестирование;

– компьютеризация баз данных;

ведение отчетности: «исторические файлы», хранимые вечно, личные дела;

– сотрудники за рубежом и пакет стимулов и льгот для них;

– отношения с пенсионерами: продолжение действия дополнительных льгот;

– разработка внутренней политики банка: рабочее время и распорядок дня, отпуска, отношения к опозданиях и пропускам. Деятельность по найму сотрудников

– задачи и критерии отбора персонала;

– общие процедуры отбора: проверка навыков, проверка на употребление наркотиков;

особые черты процесса отбора: проверка на знание математики и интервьюирования. Наем персонала по работе с клиентами, секретарей, работников операционного зала;

– отбор стажеров: различные ученые степени и. дипломы кандидатов;

интервьюирования и процесс отбора, распределение кандидатов для практической тренировки на должности, подготовка сотрудников по работе с клиентами и персонала операционного зала;

– профессиональные стимулы: продвижение сотрудников по службе, повышения в должности с переводом в другие отделы банка, прочие перспективы.

Подбор, расстановка и изучение кадров

В настоящее время сложилась практика подбора кадров в коммерческие структуры путем рекомендаций (устных) руководителей фирм, сотрудников, а также близких людей. Нередко на работу берутся ближайшие родственники и друзья. Такой подбор кадров обеспечивает определенную их надежность, преданность руководителю, сохранение коммерческой тайны, но не обеспечивает профессиональной квалификации сотрудников предприятия.

Нередко такой подбор кадров диктуется стремлением руководителей не выносить «сор из избы» для сокрытия нарушений законов о налогообложении.

Тем не менее в крупных структурах подбираются кадры и со стороны. И в этом подборе СБ должна принимать самое активное участие, хотя со стороны и невидимое.

Каковы же требования к сотрудникам коммерческих структур?

1 .Профессионализм.

2. Наличие полезных связей: деловых, родственных, дружеских.

3. Честность в работе и лояльность фирме или банку.

4. Образование по специальности.

5. Деловая хватка, предприимчивость.

б. Коммуникабельность.

7. Мобильность, подвижность.

8. Верность своему слову.

9. Хорошее физическое и моральное здоровье.

10. Наличие своей автомашины.

11. Умение писать документы и печатать.

12. Знание компьютера.

13. Гибкий ум, деловое чутье, изобретательность.

14. Любознательность, восприимчивость.

15. Цепкость и настойчивость в делах, но не занудность.

16. Рассудительность.

17. Сообразительность.

18. Творческие способности.

19. Эрудиция.

20. Работоспособность.

21. Самостоятельность.

22. Объективность.

23. Инициативность.

24. Собранность, но не педантичность.

25. Самообладание.

26. Уравновешенность, но не сухость в отношениях с людьми.

27. Оптимизм – улыбаться даже на виселице.

28. Уверенность в себе, но не самонадеянность.

29. Решительность, но не категоричность.

30. Авторитет в коллективе.

31. Искренность, но не простота, что хуже воровства.

32. Доброжелательность: тот, кто не улыбается, не должен заниматься торговлей.

33.Коллективизм, но не панибратство или собутыльничество.

34. Общительно сть.

35. Чувство юмора.

36. Организаторские способности.

37. Воспитанность.

38. Лидерство в семье.

39. Надежность.

40. Ответственность.

41. Скромность, но не стеснительность.

42. Бескорыстность.

43. Чувство долга.

44. Самокритичность.

45. Интеллект, умение точно формулировать мысли.

46. Осторожность и аналитический ум.

47. Некоторая циничность.

48. Умение хранить тайну.

49. Хорошо разбираться в людях.

50. Знание иностранных языков.

51. Способность работать с людьми, в том числе в сложных ситуациях.

52. Умение отличать факты от вымыслов, существенное от несущественного.

53. Умение видеть и уделять внимание деталям.

54. Наличие ясных мотивов работать в банке, на фирме.

55. Понимать стремления и мысли людей.

56.. Иметь хороший характер.

57. Располагать к себе собеседников и партнеров.

58. Эмоциональная устойчивость

Естественно, это идеальные требования ибо не бывает людей, которые бы удовлетворяли столь высоким запросам. Однако кандидату должна быть присуща значительная часть этих качеств.

Отбор кандидатов на работу может осуществляться в два этапа:

1. Изучение анкетных данных кандидата. При этом анкета может быть разработана самим сотрудником СБ. Стандартные анкеты госпредприятий не полностью раскрывают истинное лицо кандидата. При этом нужно иметь ввиду, что кандидат может не точно заполнить анкету или вообще опустить компрометирующие его сведения (судимость, увольнение с фирмы за нечестность и т.п.). Анкета изучается с точки зрения ее полноты, возможных пропусков в работе, возможных противоречий, проверки по прежним местам работы, месту жительства. Существующие ныне анкеты не соответствуют требованиям времени, т.к. они не отвечают на наиболее злободневные вопросы, позволяющие изучать и охарактеризовать современного бизнесмена. Поэтому предприятие должно дорабатывать анкету, включив в нее те вопросы, которые Вы считаете важными для будущего сотрудника Вашей организации.

Рекомендуемые дополнительные вопросы к анкете:

1 .Материальное благосостояние семьи. Число работающих членов семьи. Объем зарплаты. Совокупный месячный доход семьи (это пригодится при последующей проверке кандидата).

2. Наличие двойного гражданства кандидата и членов его семьи.

3. Реальные действительные причины ухода с прежних мест работы (по крайней мере с двух-трех последних мест). Впоследствии можно связаться с руководителями фирм, где работал кандидат и получить на него характеристику, а также узнать причину увольнения.

4. Отношение к спиртному, наркотикам, азартным играм.

5. Увлечения (хобби).

6. Кто бы из Ваших друзей мог дать Вам рекомендации. ФИО, номер телефона?

7. Обращались ли Вы ранее в какую-либо организацию с просьбой о приеме на работу?

8. Работаете ли Вы где-либо в настоящее время?

9. Как связаться с Вашими работодателями?

10. Можете ли Вы работать по скользящему графику?

11. Имеете ли Вы возможность ездить в командировки если это потребуется?

12. Имеете ли Вы какие-либо физические, умственные или другие медицинские ограничения по предстоящей работе? Если да, то раскройте их.

13. Перечислите, какими видами профессиональной, коммерческой, деловой или общественной деятельностью Вы занимаетесь.

14. Имеется ли у Вас коммерческая или иная Фирма или оформлено право заниматься индивидуальной предпринимательской деятельностью.

15. Имеется ли открытый на Ваше имя счет в банке: рублевый, валютный.

16. Место прописки и реального проживания. Сведения о жене, муже.

17. Сведения о родителях, братьях, сестрах.

18. Сведения о других родственниках, друзьях.

19. Характерные привычки.

20. Есть ли родственники, друзья за границей.

21. Прочие связи с зарубежными странами.

22. Наличие долгов, неоплаченных счетов, алименты.

23. Отношения к материальным ценностям, деньгам.

24. Подробные сведения о прошлых арестах, судимостях, отбывании наказания, преступных и настораживающих связях, прошлых проблемах криминального характера.

Завершается анкета, заявлением о том, что все сообщенные им о себе сведения верны и что кандидат предупрежден о недопустимости предоставления о себе ложных сведений.

Все указанные в анкете данные желательно подтвердить документально.

Если анкетные данные не вызвали каких либо сомнений, с кандидатом проводится следующая работа.

Судить с помощью анкеты о том, как человек справится с работой, можно лишь с точностью до 35-40%. Прогноз, который делается на основе интервьюирования, оправдывается только в 10% случаев. Тесты на способности позволяют судить о качествах кандидата с достоверностью в 40-50%. Применение всех этих методов одновременно повышает точность предсказания до 55-60%.

Собеседование, при котором желательно выявить как положительные, так и негативные качества кандидата: раздражительность, беспокойство, повышенная чувствительность, нервозность. Изучаются коммуникабельность, темперамент, которые позволяют прогнозировать поведение кандидата в разных ситуациях. Выявляется цель поступления на фирму, профессиональный опыт, связи, деловая хватка и другие необходимые кандидату качества.

В некоторых фирмах практикуют заполнение анкет с вопросами, подготовленными психологами, изучают почерк и по нему характер человека.

Совокупность всех этих мер может дать общую характеристику кандидата, который и берется на работу с 3-х месячным испытательным сроком, в течении которого его проверка продолжается. Проверка может осуществляться через государственные структуры:

– по учетам ГУФСИН;

– по учетам полиции;

по учетам ГУФСИН проверяется наличие судимостей, статьи по которым был осужден кандидат, наличие связей в преступном мире;

– по учетам полиции проверяются приводы, исполнение приговоров по административной линии (алименты, штрафы и т.п.);

– по учетам наркологического и псих, диспансеров.

Кроме указанных учетов можно получить сведения на кандидата в следующих местах:

– отделы кадров по его прежней работе;

– общественные организации, в которых состоял проверяемый;

– домоуправления, где он проживает;

проверка через руководителей коммерческих структур, где ранее работал кандидат;

школы, ВУЗы, техникумы (директора, учителя могут дать характеристику кандидату);

беседы с лицами, которые рекомендовали его на работу в коммерческую структуру.

В необходимых случаях может быть проведена проверка о деятельности кандидата в прошлом. В этом случае проводится дополнительный опрос о его работе в течении последних 10-15 лет и по этим местам проводится его проверка.

В этом случае проверке подлежит ряд вопросов:

1. Проверка сведений о рождении (не живет ли он по чужим документам, не разыскивается ли).

2. Проверка образования (соответствие знаний диплому и факт учебы в ВУЗе). В этот период формируется личность и поэтому, изучая человека во время обучения в ВУЗе, многое можно о нем узнать. Беседы с преподавателями могут многое раскрыть о личности кандидата.

3. Важно знать об общественной деятельности кандидата. Общественная деятельность формирует человека, дает ему многие навыки общения с людьми, развивает организаторские способности, коммуникабельность, кругозор, знание людей.

4. Причины перехода с одной работы на другую. В трудовых книжках даются формальные причины, а желательно знать реальные. В беседах с кадровиками и руководителями, где ранее работал кандидат, можно выяснить его отношение к работе, профессиональную пригодность, отношение к нему коллектива. Частая смена работы настораживает.

5. Беседа с поручителями или людьми, рекомендовавшими Вам кандидата, в большинстве случаев дадут положительную характеристику, но они могут также раскрыть причины частой смены работы, негативные личные качества. Они в беседе могут вывести Вас на людей, хорошо знающих кандидата, с которыми можно провести беседы.

6. Проверка по соседству.

Американский исследователь – президент агентства "Служба коммерческой безопасности" Пол А. Гоффин разработал концепцию степени риска и квалифицировал людей по группам пониженного, допустимого и высокого риска.

Эта концепция сводится к следующему:

пониженный РИСК: группа людей, которые вряд ли пойдут на компрометацию своей чести и достоинства – 10 % от населения США. Наши психологи определили 10% от населения России, это – лица, которые не воруют.

допустимый РИСК: группа людей, которые могли бы в силу определенных обстоятельств впасть в искушение. Но по своим убеждениям они близки к первой группе. Они не пойдут на преступление, если будут обеспечены соответствующие меры контроля. Таких в США – 75%. Наши психологи считают, что таких в России – 80%.

высокий РИСК: опасные преступники, которые будут создавать условия для хищений, если даже они будут отсутствовать. В США таких насчитывается – 15%. Наши психологи к этой группе относят – 10% населения страны.

Методы проверки прошлого людей и тесты на их добропорядочность определяют, к какой категории можно отнести кандидата на работу. Естественно, что и честные люди могут меняться в силу различных причин, а нечестные украдут всегда.

Категории и критерии пригодности кандидата

ОБРАЗОВАНИЕ – должно соответствовать установленным требованиям. Знания должны соответствовать диплому.

ЗДОРОВЬЕ – должны быть отражены любые физические, психологические или умственные недостатки, существенно влияющие на выполнение прямых функциональных обязанностей.

УПОТРЕБЛЕНИЕ НАРКОТИКОВ ИЛИ СПИРТНОГО – случайные употребление, по праздникам в небольших дозах или систематическое злоупотребление тем и другим. В последнем случае человек становится рабом дурной привычки и за свои поступки полностью отвечать не может.

УЧАСТИЕ И ПРИСТРАСТИЕ К АЗАРТНЫМ ИГРАМ – регулярное участие в азартных играх с крупными ставками приводит к недостаткам средств и их хищению для удовлетворения своего пристрастия.

УСТОЙЧИВЫЕ ПРИВЫЧКИ – менять работу, не рассчитываясь с долгами, частые увольнения из-за некомпетентности.

УГОЛОВНОЕ ПРОШЛОЕ – все обвинения в уголовных правонарушениях и судебно наказуемых поступках в течении последних 5 лет.

КРАЖИ НА РАБОЧИХ МЕСТАХ – кражи в недалеком прошлом, подделка финансовых документов, получение денег по поддельным документам, очевидные наклонности к хищениям.

ФИНАНСОВЫЕ АСПЕКТЫ – серьезные финансовые проступки, долги, приписки, финансовые, судебные разбирательства, присвоение денег.

НЕРАСКРЫТЫЕ ПРАВОНАРУШЕНИЯ – совершенные, но не раскрытые преступления, приобретение краденных товаров, сокрытие доходов, предъявление необоснованных страховых компенсаций, злонамеренная порча материальных ценностей, бегство с места дорожного происшествия, сокрытие найденных денег, хотя их владелец известен, анонимные, звонки и т.п.

ВОЖДЕНИЕ АВТОМАШИНЫ – без прав, с нарушениями правил дорожного движения систематически.

Методы проверки кадровых сотрудников более многообразны, чем методы проверки лиц, принимаемых на работу. Кадровых сотрудников можно проверять по их поведению, кандидатов на работу только по их прошлому и склонностям к дурным привычкам.

Большинство методов проверки основывается на том, что сотруднику предоставляется возможность украсть, а затем тайно наблюдают, как он справляется с таким искушением. При этом важно создать условия, чтобы сотрудник был уверен, что кража пройдет незамеченной. Если при этом имеется возможность зафиксировать преступные действия, то документы могут быть использованы для судебного дела.

В условиях конкуренции, изменившихся новых условиях, характера межличностных отношений, рвачества, нечистоплотности в расчетах, невозвращении долгов, проверка честности человека имеет большое значение. В выявлении негативных черт характера человека может помочь психология. Рассмотрим несколько методов психодиагностики личности при приеме на работу.

Одним из широко используемых средств выявления честности человека является полиграф или детектор лжи. Существуют несколько видов полиграфов. Одни требуют согласия человека, на использования полиграфа, т. к. к нему подключаются несколько датчиков и ведется опрос по определенной анкете. Другие полиграфы работают по принципу изменения голоса, и человек может не знать, что он проверяется с помощью полиграфа. С ним ведется обычная беседа, которая негласно записывается на полиграф, а затем исследуется. Особенно широкое применение получил полиграф в США, где с его помощью проверяются практически все государственные служащие.

Проверка пригодности кандидата для работы на предприятии

Виды проверок:

1. Проверка на лояльность.

2. Проверка на честность в работе и в отношениях с людьми.

3. Проверка профессиональной пригодности, компетентности.

4. Проверка на возможные связи с криминальными структурами.

5. Проверка на соблюдение коммерческой тайны.

6. Проверка на наличие компрометирующего материала.

7. Проверка на наличие пагубных увлечений и страстей (пьянство, наркотики, гомосексуализм, азартные игры).

8. Проверка на наличие двойного гражданства.

9. Проверка на работу на свою или другую фирму с использованием служебных возможностей, рвачество.

10. Проверка на возможные связи с конкурентами (подстава конкурентов).

11. Проверка, на болтливость, хвастливость.

Проверка кандидатов на работу и работающих сотрудников должна проводится постоянно. Естественно, что в первую, очередь должны проверяться те лица, которые по каким-либо причинам вызывают подозрение или недоверие, ведут себя неадекватно обычному сотруднику фирмы или банка, имеют связи среди подозрительных лиц, конкурентов и мафиози.

Рассмотренные ранее приемы и методы проверки путем изучения прошлого и анкетных данных человека, собеседований не всегда могут вскрыть сущность сотрудника, его истинные цели и намерения, честность, порядочность и лояльность банку (фирме). Поэтому в случаях сомнений или подозрений эти приемы проверки должны дополняться специальными методами проверок с помощью так называемых оперативных комбинаций.

Оперативная комбинация – это возможность контролировать поведение лица при совокупности мероприятий, создающих условия и вынуждающих проверяемое лицо действовать в специально для него созданной и легендированной обстановке. Создаваемые условия заставляют проверяемого действовать, предпринимать или не предпринимать те или иные шаги и действия, которые будут свидетельствовать о его честности, лояльности, конспиративности. Или наоборот раскроют его негативные стороны. Оперативные комбинации проводятся при сложившихся благоприятных обстоятельствах или специально создаваемых. Обязательным атрибутом оперативной комбинации является легендирование. Легендирование – это вымышленное продолжение или дополнение реально происходивших событий, проверить которые невозможно.

Проверка на лояльность фирме.

В контракте на работу должна быть записана графа об обязанности сотрудника Фирмы информировать руководителя или начальника службы безопасности о попытках вступления с ними в контакт и с расспросами о делах фирмы со стороны малознакомых или посторонних лиц. Проверка кандидата в течении испытательного срока на готовность написания подобного рода докладной является хорошей проверкой будущих сотрудников на лояльность фирме и предупреждения случаев утечки информации. Лояльность проверяется также готовностью сообщить руководству Фирмы о всех выгодных для нее возможностях и сделках, сведениях о попытке конкурентов перехватить контракт, ссуду, кредит, ставших известными сотруднику. Лояльность проверяется при сообщениях начальнику СБ о подозрительных моментах или признаках готовящихся против фирмы акциях со стороны криминальных структур. Лояльность проверяется в бережном отношении к имуществу и транспортным средствам банка (фирмы). Лояльность проверяется в стремлении создать, сохранить или укрепить здоровый морально-психологический климат.

Проверка на честность в работе.

В США практикуется следующий метод проверки. Проверяемому создаются все условия, чтобы он мог украсть что-то и был уверен, что кража пройдет незамеченной. Получение комиссионных с партнера и сокрытие этого факта от руководства фирмы. С партнером же у руководства фирмы должна быть договоренность о взаимной проверке своих кадров.

Завышение различных наличных расходов, выданных в подотчет проверяемому сотруднику. Проверка расходования представительских сумм.

Расходование финансовых средств Фирмы на личные нужды без согласования с руководством с последующим возвратом (когда деньги обесценились). Использование денег фирмы для спекуляций с валютой.

Использование автотранспортных средств для «левых» заработков водителями.

Проверка профессиональной пригодности и компетентности.

Проводится обязательно специалистом в этой же отрасли знаний или деятельности.

Проверка может проводится:

– путем собеседования по проблеме;

– путем поручения выполнить ту или иную работу;

– предложения помощи банку (фирме) в возврате кредитов и долгов нетрадиционными методами;

– жаргон близкий к криминальному;

– излишняя самоуверенность в вопросах личной безопасности;

– тюремные наколки;

скрытный сбор компрометирующего материала на руководящих сотрудников банка, фирмы.

работа по совместительству, требующая знаний или информации, полученных на работе в банке или фирме.

Проверка на сохранность коммерческой тайны.

Проверке, случаев срывов контрактов, получения кредитов.

Выявление в беседах с партнерами их осведомленности о делах и планах банка (фирмы) после встреч с их представителями сотрудника фирмы (банка).

Утрата сотрудником документов Фирмы, содержащих КТ.

Работа с секретными документами Фирмы (банка) дома или в вечернее (нерабочее время без согласования с руководством).

Перехват конкурентами сделок, контракта, о которых было известно на фирме ограниченному кругу лиц.

Проверка на наличие компрометирующего материала.

Сбор данных о прошлой жизни и деятельности проверяемого из бесед с его начальником, товарищами по работе, компаньонами, конкурентами.

Личные неосторожные высказывания в беседах о каких-либо событиях и делах, компрометирующих проверяемого, последующая их проверка, возможное документирование.

Подделка платежного поручения, подделка подписей при получении зарплаты за кого-либо из сотрудников. Стремление избегать в разговорах тем, касающихся прошлой деятельности сотрудника, его жизни. Излишняя скрытность, настороженность в поведении. Наличие наколок, «лагерного языка» и сокрытие факта судимости.

Проверка на наличие пагубных увлечений.

Наблюдение за сотрудником на праздничных приемах, презентациях, встречах с партнерами и т.п. Рано или поздно пристрастие к спиртному проявится. Наблюдение за состоянием сотрудника после праздничных дней, выходных и т.п. Неестественное поведение, блеск в глазах у наркоманов. Подавленность, сменяющаяся беспричинным радужным настроением. Внезапное исчезновение или появление денег у игрока. Разговоры об играх, скачках, картах, рулетке и т.п. Отсутствие интереса к женщинам, тяга к мужчинам, женственные привычки, любовь к украшениям, поведение.

Проверка на использование служебных возможностей в личных целях.

Здесь наряду с проведением комбинаций по проверке можно проконтролировать доходы и расходы сотрудника.

В предварительных ознакомительных беседах с кандидатом целесообразно осторожно выяснить его финансовое и материальное положение. Наличие счетов в банках, совокупный месячный доход его семьи. Затем в ходе работы уточнить эти данные, перепроверить правильность вначале полученных сведений. Естественно, что все это должно делаться деликатно, чтобы не вызвать подозрений и не оскорбить своего сотрудника. Иногда такие беседы можно проводить в ходе праздничного стола, когда внимание и бдительность под влиянием спиртного и общего доброжелательного настроения значительно ослабевают. Затем сравнить в течении года доходы и расходы сотрудника. Если его расходы значительно выше доходов – это серьезный сигнал для глубокой проверки этого человека. Прежде всего необходимо выяснить источники дополнительных доходов. Работа по совместительству без согласования с руководством фирмы. Особенно, когда знания и информация, получаемая на фирме (в банке), позволяют лучше или полностью исполнять обязанности по совместительству.

Проверка на болтливость.

При собеседовании с кандидатом выясните его предыдущее место работы и расспросите подробно о той фирме или банке, где работал кандидат. В перечень вопросов включите и вопросы, содержащие коммерческую тайну той фирмы. Если кандидат «откровенно» все расскажет, нужно выяснить причину такого его поведения. Если он обижен на руководство той фирмы, то его поведение еще как-то объяснимо. Если же он раскрывает секреты своей прежней работы без видимых причин, то это болтун. Он с такой же легкостью будет выбалтывать и секреты Вашей фирмы (банка). Такого человека не следует принимать на работу.

Также настораживают:

– рассказы на работе в своем окружении о непристойном поведении своих знакомых, с которыми сотрудник поддерживает приятельские отношения;

– рассказы о своих связях с женщинами, которые могут быть известны слушателям. Это не только болтун, но и не мужчина;

– выбалтывание в ходе переговоров коммерческих тайн банка (фирмы);

– контроль за телефонными переговорами (периодически).

Специальная проверка сотрудника.

Если у Вас сложилась более или менее ясная уверенность в том, что сотрудник, работающий на фирме (банке) представляет для Вас серьезную угрозу в плане возможного нанесения банку значительного ущерба, то некоторые банки проводят специальную проверку такого сотрудника. В этом случае преследуются две основные цели: первая – избавление банка от такого сотрудника под благовидным предлогом. Вторая – локализация возможного ущерба, который такой сотрудник может нанести как в период работы в банке, так и после ухода из банка.

Причинами специальной проверки являются:

подозрение о связи сотрудника с мафиозными структурами и передача бандитам сведений о работе банка, содержащих коммерческую тайну;

– подозрение о работе сотрудника на конкурирующий банк (фирму);

– подозрение в крупных хищениях.

В этих случаях организуется комплексная проверка сотрудника с целью выявления этих подозрений. Для комплексной проверки разрабатываются оперативные комбинации, которые включают в себя:

подвод к сотруднику своего доверенного человека или использование одного из друзей для сбора информации о его поведении и контролю за его связями. Естественно, что «другу» необходимо объяснить причины и заинтересованность так, чтобы он Вас не предал и не рассказал объекту о Ваших действиях;

организация наблюдения за сотрудником на рабочем месте, за телефонными разговорами. После работы проконтролировать его встречи. Выяснение личностей, с которыми встречался Ваш сотрудник;

организовать возможность утечки информации через проверяемого сотрудника (но под Вашем контролем). Например, у него находятся документы содержащие КТ. Проверить после его ухода где они, не взял ли с собой, не снимал ли ксерокопию или сканировал их. Все эти действия, естественно, не законны и аморальны, но некоторые директора банков и руководители СБ, боясь серьезных неприятностей, прибегают к этим методам проверки.

В случае если Вы убедитесь, что у Вас в фирме предатель или бандит, внедрившийся к Вам на работу, то необходимо продумать и спланировать систему мер для локализации его подрывной деятельности.

Во-первых, лучше не показать сотруднику, что Вы раскрыли его второе лицо.

Во-вторых, продумать систему дезинформации его, а через него и криминальную группировку или конкурента.

В-третьих, продумать систему мер безопасности по локализации возможного ущерба с учетом уже ушедшей о Вас информации:

– условия и правила торговли;

– размещение, вид и объем торговых точек;

– система отчетности перед банками;

– система отчетности перед налоговой инспекцией;

– система отчетности перед муниципальными органами;

– система отчетности перед Госкомстатом;

– перед антимонопольным комитетом;

– перед пожарными, санэпидемиологическими станциями;

регистрация, содержание и эксплуатация автотранспортных средств и .т.п.

Все эти органы издают свои подзаконные акты, публикуют их в ведомственных источниках информации, проводят плановые и внеплановые проверки и всех штрафуют или вымогают, что обходится не дешевле, хотя и менее хлопотно.

За всем этим кто-то должен следить и помогать сотрудникам банка (фирмы) получать своевременные знания.

Обучение сотрудников банков (фирм) проводится как бы на трех уровнях:

– обучение базовое, должностное и повышение квалификации (квалификационная учеба).

Обучение можно организовывать путем посылки сотрудника фирмы на учебу для приобретения им необходимой фирме квалификации или специальности. Это – первый, базовый вид обучения. Продолжение, т.е. должностное обучение проводится на практике в ходе постоянной повседневной работы путем приобретения опыта и передачи опыта квалифицированными сотрудниками менее опытным. Курсы на самом предприятии.

Система повышения квалификации предусматривает обучение уже опытных сотрудников на различных курсах и семинарах, где даются новые знания, идет ознакомление с новинками законодательства, обмен опытом работы на семинарских занятиях. Здесь используются различные методы обучения: это циклы лекций, разбор конкретных ситуаций, групповые дискуссии, деловые игры, ролевые игры, моделирование и т.п. Как правило, на курсы повышения квалификации направляются сотрудники перед повышением или сразу после повышения их по должности.

Работа с документами по личному составу.

Документы, создаваемые при приеме, увольнении, перемещении сотрудников, предоставлении отпусков, поощрениях, проверке составляют группу документов по личному составу. К ним также относятся: заявления, приказы по личному составу, характеристики, трудовые книжки, личные карточки с полными установочными данными, анкеты, автобиографии, трудовые договора, заключаемые сотрудниками, расписки и обязательства о неразглашении коммерческой тайны, копии диплома, справки о приобретении специальности, медицинская справка, объяснительные и докладные записки. А также расписка на право фирмы проверять сотрудника, расписка о лояльности фирме (банку).

В фирмах этой работой должен заниматься руководитель СБ, а там, где ее нет сам директор фирмы. Все указанные документы формируются в личное дело (за исключением материалов проверок) в следующем порядке:

1 .Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле.

2. Заявление о приеме на работу (направление или представление)

3. Анкета или личный листок по учету кадров.

4. Автобиография.

5. Копии документов об образовании. Характеристики.

6. Выписки из приказов (о приеме, перемещении, увольнении).

7. Дополнения к личному листку по учету кадров.

8. Дополнение к личному делу по учету поощрений.

9. Справки и другие документы

На фирме создается архив дел, в который складываются дела по их номенклатуре с указанием сроков хранения.

Организация кадровой работы по сохранности коммерческой тайны

На СБ ложится вся ответственность за обучение сотрудников фирмы соблюдению конспирации и сохранению коммерческой тайны (КТ).

Эта работа делится на два основных аспекта:

1. Обучение сотрудников конспирации и сохранению КТ.

2. Контроль за сохранением КТ.

СБ должна контролировать практическую деятельность всего коллектива и каждого сотрудника в отдельности, следить за организацией делопроизводства, за хранением секретных документов на фирме (банке), создавать нормальный производственный климат в коллективе.

С самого начала работы с кадрами СБ активно участвует в проведении кадровой политики:

– подборе кадров и оформлении их на работу;

– изучения кадров в ходе их деятельности;.

– выявлении негативных тенденций в коллективе;

формировании в людях чувства ответственности за соблюдение экономической безопасности;

вести обучение кадров вопросам бдительности и конспирации, соблюдению КТ, соблюдению личной безопасности и безопасности зданий и помещений фирмы.

Еще при подборе кадров на работу сотрудники службы безопасности проводят с ними обстоятельную беседу, дают им для заполнения анкету, просят написать автобиографию. При приеме на работу каждый кандидат подписывает ряд обстоятельств:

о неразглашении КТ во время работы на фирме и после увольнения;

– о лояльности фирме (сообщении об известных ему угрозах);

– о праве фирмы проверять сотрудника при приеме его на работу.

Контроль за прохождением документов.

СБ ведет контроль за порядком деловой переписи в соответствии с инструкцией по ведению делопроизводства:

– печатание, уничтожение черновиков;

– регистрация;

– хранение;

– рассылка;

– допуск исполнителей работ к документам;

– уничтожение документов.

При рассылке документов, содержащих КТ потребителям, СБ предварительно проверяют наличие у потребителей условий хранения таких документов. При несоблюдении этих условий СБ налагает запрет на их рассылку.

Служба безопасности предприятия должна организовать обучение вопросам бдительности и постоянно вести работу по контролю за содержанием телефонных переговоров.

Опасность при передаче информации, включающей КТ, заключается в следующем:

– возможности заинтересованным лицам прослушивать Ваши телефонные разговоры;

– перехватывать, записывать и накапливать информацию. Поэтому СБ должна разрабатывать инструкцию, ограничивающую сохранность секретов фирмы: телефон использовать только для передачи вспомогательной информации открытого характера;

к передаче деловой информации допускаются только специалисты, знающие требования и инструкции;

– перед сеансом телефонной связи беседа планируется и подготавливается.

Требования: краткость, минимум сведений, не отклонятся от темы.

Технические мероприятия защиты речевой информации:

ограничивать число телефонных аппаратов для деловых переговоров;

– исключить отводы параллельных аппаратов;

– не устанавливать телефонные аппараты в залах заседаний;

– установка шифраторов, устройств, блокирующих линии от средств перехвата, для неконтактного перехвата;

– установка защитных аппаратов;

– применение других мер, затрудняющих перехват (устанавливаются профессионалами).

Служба безопасности предприятия проводит планомерное изучение осведомленности сотрудников о деятельности фирмы.

Специалисты, допущенные к основным секретам фирмы, использующие свой опыт, профессионализм, знания представляют наибольшую ценность для фирмы и чем больше их осведомленность, тем больше их ценность и тем больше забот по обеспечению безопасности.

При проведении анализа о возможной осведомленности сотрудников необходимо учитывать следующие факторы:

– специалисты должны иметь четкое представление о границах открытого использования информации;

– СБ должна принимать меры по неразглашению КТ и созданию условий для смягчения возможного ущерба в случае использования материалов фирмы сотрудниками, ушедшими из фирмы (утечка мозгов и секретов);

– СБ должна рекомендовать ограничение приема посетителей и ограничение их доступа в какие-либо помещения фирмы, кроме приемной комнаты.

Немало случаев, когда преступным формированиям удавалось устраивать своих людей в фирмы в качестве вспомогательного персонала (уборщицы, повара, шоферы) и технических работников (секретари, машинистки, переводчики и т. д.). Через этих людей преступникам удавалось получать ценную информацию о режиме дня руководителей и ведущих экспертов, о коммерческих операциях, связанных с получением (передачей, перевозкой, хранением) денег и других материальных ценностей. Поэтому важной задачей для коммерческих организаций становится защита от проникновения информаторов, связанных с преступными группировками. Коммерческая тайна разглашается там, где утрачены бдительность и единство коллектива. Это позволяет преступникам легко находить и эффективно использовать в своих целях слабые, уязвимые места в кадровой работе отдельных банков и акционерных обществ. Особого внимания требует обстановка в планово-финансовых службах, сотрудники которых занимаются развитием кредитно-финансовых отношений и в наибольшей степени осведомлены о ресурсной ситуации в своей организации, предстоящих переговорах и встречах руководителей, их возможных поездках и т. п. Криминальные группировки при изучении сотрудников коммерческих структур делают упор на выявление главным образом их негативных черт (стремление к стяжательству, повышенный меркантилизм, склонность к интригам, склокам и конфликтам), а также стремятся выявлять участие сотрудников в незаконной коммерческой деятельности, в не предусмотренных уставом организации операциях, результаты которых можно было бы использовать для компрометации этих сотрудников. В подобных условиях считается более целесообразным при нынешних обстоятельствах заблаговременно прогнозировать вероятность создания чрезвычайной обстановки и соответственно осознанно и целенаправленно подходить к формированию комитета (группы) по чрезвычайным происшествиям.

Таким образом, в части кадровой работы угроза безопасности бизнеса должна рассматриваться как вероятность:

внедрения в органы управления организацией сообщников злоумышленников и их групп;

вербовки из числа сотрудников негласных осведомителей, работающих в интересах криминальных групп.

Для предотвращения этого рекомендуется:

– тщательно проводить проверку, изучение и контроль за персоналом, нанимаемым на работу, оценивать в первую очередь деловые и личные качества поступающих, особенно тех, кто в наибольшей степени будет осведомлен о распорядке дня и местопребывании первых руководителей и планах организации;

осуществлять постоянный контроль за формированием и поддержанием неконфликтных отношений между руководителями и рядовыми сотрудниками, возникающие конфликты улаживать рациональным путем.

Начальник отдела (управления) кадров должен участвовать в работе комитета по чрезвычайным происшествиям. Целесообразно иметь текущие планы оперативных мероприятий:

– по регулярной проверке собственного персонала, а также деловых партнеров;

– по обеспечению сохранности конфиденциальной информации и деловой переписки; предупреждению возможной утечки данных о планируемых и принимаемых решениях (в первую очередь – из групп размножения (копирования) документов, компьютерных терминалов и сетей, а также архива и бухгалтерии).

В контрактах, заключенных с сотрудниками, необходимо четко обозначать персональные функциональные обязанности всех категорий сотрудников и на основе существующего российского законодательства и внутренних документов определять их ответственность за любые виды нарушений, связанных с разглашением или утечкой информации, составляющей коммерческую тайну. В этой связи целесообразно вводить в служебных документах организации гриф "конфиденциально" и применять различного рода надбавки к окладам для категорий персонала, работающих с этими документами. Не менее важны для безопасности коммерческих предприятий процедуры увольнения сотрудников. Многих наших руководителей мало интересуют чувства и переживания персонала, который по тем или иным причинам "попадает под сокращение" или самостоятельно изъявляет желание уволиться. Как показывает опыт, такой подход часто приводит к серьезным негативным последствиям.

Грамотный менеджер, заботящийся о безопасности своей организации, должен помнить: каковы бы ни были причины увольнения сотрудника, он должен покидать коммерческую организацию без чувств обиды, раздражения и мести. Только в этом случае можно надеяться на то, что увольняемый сотрудник не предпримет необдуманных ходов и не проинформирует правоохранительные органы, налоговую инспекцию, конкурентов, криминальные структуры об известных ему недостатках, промахах, ошибках в деятельности его прежних руководителей.

Получив от сотрудника заявление об увольнении по собственному желанию, следует выяснить, каковы истинные мотивы такого решения. Как правило, причины, на которые ссылается сотрудник при увольнении, и подлинные мотивы, побудившие его к такому шагу, существенно отличаются друг от друга.

Нередко бывает так, что сотрудник внутренне сам уверен в том, что увольняется по откровенно называемой им причине, хотя его решение принято под влиянием совершенно иных, порой скрытых от него обстоятельств. Известны случаи весьма тонких и тайных комбинаций по оказанию влияния на высококвалифицированных специалистов для их переманивания организациями-конкурентами. Поэтому важно определить истинную причину увольнения сотрудника, попытаться правильно ее оценить и решить, целесообразно ли в данной ситуации предпринимать попытки к удержанию его в коллективе, либо отработать и реализовать процедуру его спокойного и бесконфликтного увольнения.

При поступлении устного или письменного заявления об увольнении рекомендуется во всех без исключения случаях провести с сотрудником беседу с участием представителя кадрового подразделения и кого-либо из руководителей организации. Однако до беседы целесообразно предпринять меры по сбору следующей информации об увольняющемся сотруднике:

– характер его взаимоотношений с коллегами в коллективе;

– отношение к работе;

– уровень профессиональной подготовки;

– наличие конфликтов личного или служебного характера;

– ранее имевшие место высказывания или пожелания перейти на другое место работы;

– доступ к информации, в том числе составляющей коммерческую тайну;

– вероятный период устаревания сведений, составляющих коммерческую тайну для данного предприятия;

– предполагаемое в будущем место работы увольняющегося сотрудника.

Беседа проводится после того, как собраны все необходимые сведения. Предварительно руководитель организации должен проанализировать вопрос о том, целесообразно ли попытаться склонить сотрудника изменить его первоначальное решение, либо санкционировать оформление его увольнения. В любом случае рекомендуется дать собеседнику высказаться и в развернутой форме объяснить мотивы своего решения. В зависимости от предлагаемого результата беседа может проводиться в официальном тоне либо иметь форму доверительной беседы, задушевного разговора, обмена мнениями. Однако, каковы бы ни были планы в отношении данного сотрудника, разговор с ним должен быть построен таким образом, чтобы он не испытывал чувства униженности, обиды, оскорбленного достоинства. Для этого следует сохранять тон беседы предельно корректным, тактичным и доброжелательным, даже несмотря на любые критические и несправедливые замечания, которые могут быть высказаны в Ваш адрес.

Если руководством организации принято решение не препятствовать увольнению сотрудника, а по своему служебному положению он располагал доступом к конфиденциальной информации, то в этом случае необходимо отрабатывать несколько вариантов сохранения в тайне коммерческих сведений (оформление официальной подписи о неразглашении данных, составляющих коммерческую тайну, либо устная "джентльменская" договоренность о сохранении увольняемым сотрудником лояльности). Личное обращение к чувству чести и достоинства увольняемых лиц наиболее эффективно в отношении тех индивидуальных умов, которые обладают темпераментом сангвиника и флегматика, высоко оценивающих, как правило, доверие и доброжелательность. Что касается лиц с темпераментом холерика, то с этой категорией сотрудников рекомендуется завершать беседу на официальной ноте. Объявление об увольнении вызывает бурную негативную реакцию, связанную с попытками спекулировать на своих истинных, а порой и мнимых профессиональных достоинствах. Поэтому с сотрудником такого темперамента и склада характера целесообразно тщательно оговаривать и обуславливать в документах возможности наступления для них юридических последствий раскрытия коммерческой тайны. Если увольнение сотрудника происходит по инициативе самой организации, то не следует поспешно реализовывать это решение. Если увольняемый располагает какими-либо сведениями, составляющими коммерческую тайну, то целесообразно предварительно под соответствующим предлогом перевести его на другой участок работы, например в подобное подразделение, в котором отсутствует конфиденциальная информация. Таких сотрудников желательно сохранить в организации (в ее дочерних предприятиях, филиалах) до тех пор, пока не будут реализованы меры по снижению возможного ущерба от разглашения ими сведений, либо найдены адекватные средства защиты конфиденциальных данных. После реализации этого можно приглашать на собеседование подлежащего увольнению сотрудника и объявлять причины, по которым организация отказывается от его услуг. Желательно при этом, чтобы эти причины содержали элементы объективности, достоверности и проверяемости (перепрофилирование производства, сокращение персонала, ухудшение финансового положения, отсутствие заказчиков и пр.). При мотивации увольнения целесообразно, как правило, воздерживаться от ссылок на негативные деловые и личные качества данного сотрудника (даже при наличии таковых).

В ходе этой беседы рекомендуется внимательно выслушивать возражения, аргументы и замечания сотрудника в отношении характера работы, стиля руководства и т. п. Обычно увольняемый персонал весьма критично (хотя подчас – излишне эмоционально) освещает ситуацию в организации, вскрывая уязвимые места. Эти соображения могут быть в дальнейшем эффективно использованы. В ряде случаев увольняемому сотруднику вполне серьезно предлагают даже за соответствующее вознаграждение изложить письменно свои рекомендации.

В ходе беседы полезно выработать решение о предоставлении увольняемому каких-либо рекомендательных документов для последующего трудоустройства на новом месте работы. Недопустимы какие-либо намеки о сведении личных счетов с увольняемым кандидатом за его прежние недостатки в работе и поведении.

Тем не менее, при окончательном расчете обычно рекомендуется независимо от личностных характеристик увольняемых сотрудников брать у них подписку о неразглашении конфиденциальных сведений, ставших известными им при работе в организации.

После увольнения сотрудников, осведомленных о сведениях, составляющих коммерческую тайну, целесообразно, используя собственные возможности или услуги частного детективного агентства, исследовать обстановку на их новом месте работы и прогнозировать возможности утечки известных конфиденциальных данных. Уволившийся работник, не имея обязанностей перед фирмой, может поделиться ценными сведениями с конкурентами, криминальными структурами. Для снижения опасности таких последствий при увольнении работник предупреждается о запрещении использования сведений в своих интересах или интересах других лиц и дает подписку о неразглашении конфиденциальной информации (коммерческой тайны) после увольнения в течение определенного срока. В противном случае все убытки, которые будут причинены предпринимателю вследствие разглашения информации, могут быть взысканы в судебном порядке.

Оглавление книги