Книга: Медиарилейшнз на 100%. Искусство взаимодействия с прессой

Подготовка пресс-конференции

Подготовка пресс-конференции

На пресс-конференции обычно приглашают только представителей СМИ. Не зря само мероприятие имеет в своем названии часть «пресс». Вместе с тем, на пресс-конференции могут присутствовать и люди не работающие в СМИ, но являющиеся специалистами в обсуждаемых вопросах. И авторитетные эксперты, и рядовые потребители могут значительно оживить мероприятие своими вопросами и комментариями.

Стоит приглашать ограниченное количество журналистов из тематически непересекающихся изданий. В таком случае сотрудников редакций не будут смущать мысли о возможной публикации тех же новостей, что и у конкурентов. Эксклюзивность предпочтительна.

На разные пресс-конференции одной компании лучше приглашать представителей разных же СМИ. В таком случае название фирмы не будет мелькать перед читателями одного издания и перед редактором слишком часто. А за счет публикации в других газетах и журналах увеличится общий охват читателей. Это же можно сказать и о радио, и о телевидении.

Из каждого СМИ можно приглашать несколько представителей: например, главного редактора и корреспондента, специализирующегося на определенной теме. Можно отправить и только одно приглашения на имя корреспондента или главного редактора. Последний может сам и прийти, но он всегда найдет, кого именно послать на пресс-конференцию по этому приглашению.

В приглашении обозначается главная тема пресс-конференции, перечень выступающих, место и время проведения. Если предусматривается прямая интернет-, радио– или теле– трансляция, это также указывается.

Тема описывается в достаточной степени, чтобы вызвать интерес. Вместе с тем в приглашении не приводятся подробности. Их журналисты смогут узнать, прибыв по указанному адресу в указанное время.

Не стоит указывать в приглашении дресс-код. Хотя сотрудники компании и выступающие будут в деловых костюмах, заставить надеть их журналистов очень тяжело. И не стоит наставать.

В приглашении может быть предусмотрен бланк обратной связи, с помощью которого журналисты будут иметь возможность заказать дополнительные материалы или эксклюзивное интервью с кем-либо из выступающих. Чем оригинальнее материалы компании, тем больше к ним внимания журналистов и тем больше шансов на то, что в них найдется что-нибудь для публикации. Например, при продвижении новых сканеров фирмы Kodak журналисты получили весьма любопытные приглашения на пресс-конференцию. Они были отпечатаны на наждачной бумаге. Надпись на этих приглашениях гласила: «Один из немногих типов бумаги, с которым не справится наш новый сканер».

Можно известить СМИ о пресс-конференции в два этапа. Первое сообщение разослать за одну-две недели до запланированного мероприятия, а второе накануне – за день-два.

Обычно приглашение рассылается традиционной или курьерской почтой. В экстренных случаях журналисты обзваниваются по телефону или используется электронная почта, требующая мало времени на подготовку и рассылку приглашения и обеспечивающая легкость и оперативность обратной связи. Также о пресс-конференции можно объявить через информационные агентства.

Не стоит дополнительно к разосланному приглашению обзванивать журналистов и уточнять придут ли, прикрываясь вопросом о том, не нуждаются ли они в дополнительной информации. Это раздражает журналистов. Даже, если журналист прямо подтвердит свое участие, это не значит, что он обязательно придет. Часто представители СМИ просто не знают, чего ждать от завтрашнего дня. К тому же нередко к ним поступает несколько приглашений на одно и то же время и решение, что выбрать, принимается в последний момент.

Заранее никогда нельзя сказать, сколько журналистов примут приглашение и посетят пресс-конференцию. Конечно, если в большом зале перед высшими руководителями компании окажется несколько незначительных журналистов – это будет очень неприятно. Цель пресс-конференции будет не только не достигнута, но при этом может пострадать и имидж компании.

Чтобы зал, где будет проводиться пресс-конференции, был заполнен, нужно приглашать, как можно больше журналистов. Считается хорошим результатом, когда на пресс-конференцию приходит 15–30 % приглашенных журналистов. На результат в более, чем 50 % обычно рассчитывать не приходиться. Если приходить менее 5 %, то это указатель на то, что что-то было упущено в организации пресс-конференции. Чаще всего причина малой явки журналистов – это плохой информационный повод. Также могут иметь значение ошибки при подготовке и рассылке приглашений.

Если есть хороший информационный повод, то можно сказать, что полдела по организации пресс-конференции сделано. Журналисты наверняка проявят интерес. Существенно же повысить количество откликнувшихся на приглашение представителей СМИ могут:

– время проведения,

– место проведения,

– персоны выступающих.

Как уже говорилось, чтобы журналисты смогли спланировать посещение мероприятия, приглашение им рассылается заранее. В нем указывается точное время начала пресс-конференции. Желательно, чтобы ее дата не совпадала с датой проведения какого-либо другого крупного мероприятия, посещение которого журналисты могут предпочесть. Лучше избегать предпраздничных и праздничных дней.

С точки зрения времени суток, пресс-конференцию лучше проводить в первой половине дня (11.00–11.30). Тогда корреспонденты газет смогут подготовить информацию в номер следующего дня. Если же материал не успевает в завтрашний номер, то шансы на то, что он выйдет послезавтра, существенно уменьшаются – ведь завтра в редакциях будут более свежие новости. Но для телевидения, радио и интернет время может не иметь особого значения. Поэтому пресс-конференции можно проводить и во второй половине дня до 16.30.

Понедельник – это обычно информационно не насыщенный день и может быть удачным выбором. Вторник, среда, четверг также вполне подходящи. Лучше не проводить пресс-конференцию в пятницу, в конце недели, т. к. выходные дни могут «похоронить» новость. Однако для журналов, по сравнению с газетами подготавливающимися в более медленном технологическом цикле, время проведения пресс-конференции не имеет столь уж большого значения.

Место проведения пресс-конференции должно быть удобным. Удобным как с точки зрения подъезда или подхода (в центре города, рядом со станцией метро и т. д.), так и с точки зрения комфортабельности (просторное, с хорошей акустикой, с подходящим интерьером и т. д.).

Если пресс-конференция проводится в неудобном для проезда месте, то возможно стоит организовать доставку журналистов специальным транспортом.

Достаточно часто пресс-конференции проводятся в специальных пресс-центрах, которые хорошо известны всем журналистам.

Журналисты всегда положительно реагируют на необычное место проведения информационного мероприятия. Поэтому пресс-конференцию можно проводить не только в традиционном месте (в пресс-центре), но и в самых неожиданных местах: в парке, на крыше небоскреба, на подходящей по теме выставке и т. д.

Пресс-конфренции, которым нужна солидность, проводятся в конференц-залах дорогих гостиниц и бизнес-центров. Мероприятия, связанные с искусством или творчеством, могут быть проведены и в обшарпанном подвальчике. Шарм бывает эффективнее роскоши.

Место проведения должно быть очень четко обозначено, а проезд или проход к нему внятно объяснены. Журналист не должен блуждать с приглашением, как с плохой картой, проклиная все и вся.

Когда представитель СМИ прибывает на место, там также должно быть сделано все для легкого ориентирования на незнакомой местности. Стоит размесить указатели «Пресс-конференция» со стрелкой на входе в здание, в коридорах, на поворотах, перед дверью в нужное помещение. Также следует указать место регистрации и получения информационных материалов табличкой «Регистрация». Если ест бар, буфет, гардероб, информационный центр, то на место их расположения также нужно указать. Стоит выделить отдельное помещение «пресс-комната», в котором будут проходить эксклюзивные интервью после пресс-конференции.

Место для выступающих должно находиться на возвышении, чтобы его было видно из любого ряда зала.

На столах участников пресс-конференции обязательно должны стоять таблички с указанием полного имени фамилии и отчества, а также точной должности. Однако, на табличках не нужно перечислять все регалии (звание, научная степень, награды и и т. д.). Им место в пресс-релизе.

За спинами выступающих стоит разместить логотип компании. Тогда он будет опубликован вместе с фотографиями ораторов.

На столах у выступающих должны быть минеральная вода и стаканы, бумага и ручки для записи.

Мест для журналистов необходимо иметь в достаточном количестве. Но стульев не должно быть слишком много, чтобы не оставалось незаполненных мест. Лучше часть стульев иметь под рукой в другой комнате, чем выставить их все сразу, создавая пустынные островки.

Журналистам не должно быть тесно. Стулья должны быть комфортабельными. Лучшие те, которые имеют откидные столики, которые нужны журналистам для работы с блокнотом или компьютером.

Стоит предусмотреть отдельные места для тележурналистов и фотографов, чтобы они не мешали остальным участникам.

Следует предусмотреть доступ журналистов к электропитанию и линиям связи.

Для некоторых журналистов требуется время для настройки аппаратуры, поэтому они должны получить доступ в помещение за несколько часов до начала пресс-конференции.

Если на пресс-конференции не будет яркой личности, то эффективность мероприятия может оказаться недостаточно высокой даже при наличии интересного информационного повода.

Выступающих лучше подбирать не по должности, а по ораторским способностям. Тот, кто будет говорить достаточно много, должен делать это интересно, четко, логично, так, чтобы журналисты могли качественно воспринимать информацию.

Высшим руководителям, не имеющим ораторских способностей, будет достаточно сказать несколько приветственных фраз и затем передать слово более способным в устной речи. Однако, после своего выступления представителям верхушки компании следует остаться в помещении, чтобы не снизить значимость мероприятия, и чтобы журналисты имели возможность подойти к ним для интервью после окончания официальной части.

Выступающий должен хорошо подготовиться к встрече с журналистами и отрепетировать свою речь. Прежде всего ему необходимо предоставить журналистам интересную, ценную информацию. (Как должно проходить публичное выступление рассмотрено нами ранее в разделе «Публичное выступление»)

Людей, сидящих на возвышении, не должно быть слишком много. Только выступающие и ведущий пресс-конференцию.

Выступающие, также как и журналисты, должны знать где и во сколько проходит пресс-конференция.

Оглавление книги