Контрольный лист: организация конференции

• Число участников мероприятия.

• Помещение: расположение, степень удобства.

• Необходимые помещения (основные, вспомогательные): количество и тип.

• Возможности по расположению посадочных мест, столы, стулья, свободная площадь и общее расположение, подход к столам и стульям.

• Помещения для организации приемов: количество, тип и уровень обслуживания.

• План помещения.

• Проверка состояния помещений: чистота, мебель, вентиляция, освещение и акустика.

• Приборы, блокноты для записей, ручки, пепельницы, зажигалки, стаканы для воды и вода для выступающих.

• Столы для выступающих: место расположения, трибуна, число посадочных мест, приборы, именные карточки, информационные материалы.

• Система работы с аудиторией: микрофоны и система контроля за звуком.

• Освещение: обычное, дополнительное; соответствие требованиям.

• Грифельные доски, чарты, салфетки, др.

• Проекционное оборудование: оверхед, экран, оператор, расположение прибора и экрана, пленки и слайды. Возможность использования прибора в конкретном помещении. Размещение розеток. Стол, стенд, электрические удлинительные провода и осветительная система.

• Оператор за проектором, график получения и сдачи материалов. Источники материалов и оборудования.

• Информационные материалы для выступающих и для аудитории.

• Разное: расположение телефонных аппаратов, гардеробной и мест парковки.

• Фотографирование: необходимые инструкции, определение времени съемок.

• Отчеты: публикация выступлений. Требования относительно составления отчета, числа копий и времени, когда будет необходим подготовленный отчет.

• Кофе, чай, ланч, обед.

• Оформление: цветы, растения, флаги и знамена.

• Пресса: пресс-релизы и мероприятия для прессы.

Источник: компания «Защита Экспо», г. Москва

Контрольный лист: организация брейков, фуршетов, приемов

• Вид мероприятия.

• Необходимые помещения: вид и размер, план, возможности посадочных мест, оформление, освещение, акустика, вентиляция, аудиовизуальная аппаратура, вспомогательные помещения.

• Оплата: помещения, питания, напитков, услуг, развлекательных мероприятий, оформления, чаевые.

• Правила, лицензии.

• Обслуживание за столом или буфет: количество посетителей, размеры столов, форма столов, посадочные места, стулья и проходы между столами.

• Сбор высокопоставленных гостей: комната для сбора гостей, бар, время проведения сбора, хозяин или хозяйка мероприятия, посадочные места и услуги швейцаров.

• Стол для высокопоставленных гостей: расположение, посадочные места, стулья, количество, именные карточки, оформление, специальные напитки, сигары и сигареты, счета на количество накрытых мест и специальные услуги.

• Меню: расценки на все виды блюд.

• Информационные раздаточные материалы: идентификационные таблички для столов, информация на столах, именные карточки, меню, программы и повестка дня.

• Организация пропускной системы на мероприятие, инструкции в связи с возможным возникновением вопросов, связанных с доступом на мероприятие.

• Специальные виды услуг: гардеробные, транспорт, места парковки и телефоны.

• Пресса, репортеры, фотографы и проекционное оборудование.

• Реклама.

Источник: компания «Защита Экспо», г. Москва

Виды аудиовизуального оборудования

Слайд-проекторы. В ходе презентации автоматически или с помощью пульта ДУ переключает слайды в нужной последовательности.

Оверхед-проекторы. Предназначены для презентаций, подготовленных с помощью прозрачных пленок. На пленки информация может наноситься с помощью фломастеров, принтера или ксерокса. Оверхед-проекторы могут отображать видео- или компьютерное изображение при посредстве специальных жидкокристаллических панелей.

Эпископы. Предназначены для проецирования с непрозрачных поверхностей, например листов бумаги, рекламных проспектов, всевозможных графиков, рисунков, фотографий, возможностью отображения даже трехмерных объектов.

Цифровые фото- и видеокамеры. Предназначены для видеотелеконференций. Сфера применения цифровых изображений, сделанных с помощью таких видеокамер и фотоаппаратов, разнообразна (презентации, изготовление фотографий и т. д.).

Мультимедийные проекторы. Устройства, создающие на большом экране изображение, получаемое с компьютера или любого источника видеосигнала — видеокамеры, видеомагнитофона, DVD-проигрывателя.

Экраны. В любом проекционном решении необходим экран. Экраны отличаются форматом, конструкцией и типом полотна. Выбор полотна зависит от типа проекции — на отражение (фронтальная проекция) или на просвет (обратная проекция). Экраны для обратной проекции (просветные) используются в том случае, когда требуется яркое внешнее освещение, а докладчику необходимо располагаться непосредственно вблизи экрана, не создавая помех для проекции. При этом для установки проектора необходимо темное помещение позади экрана. Для просветных экранов используется полупрозрачный полимерный материал, они могут быть жесткие или эластичные. Жесткие просветные экраны применяются, в основном, в проекционных телевизорах или в проекционных кубах. Эластичные экраны натягиваются на раму и могут изготавливаться на заказ любого размера. Конструктивно экраны могут быть на штативе, на раме со стойкам настенные, рулонные, с электроприводом и без.

Большеэкранные системы отображения информации. В настоящее время большеэкранные системы отображения информации нашли применение практически в любой сфере деятельности, где приходится анализировать большие потоки информации и адресовать их широкой аудитории. С их помощью можно создавать сколь угодно большие изображения, работать в освещенном помещении и демонстрировать на экране несколько компьютерных и видеосигналов.

Наиболее распространенный тип большеэкранной системы отражения информации — видеостена. Отдельные элементы видеостены (мониторы либо проекционные кубы) объединяются в единую конструкцию, образуя сплошной экран. При этом количество задействованных элементов и, следовательно, размер видеостены ограничивается только местными условиями. Все видеостены имеют модульное строение, что удобно при установке и сервисном обслуживании. Благодаря своим конструктивным возможностям видеостены позволяют выстраивать свою конфигурацию как в одной, так и в нескольких плоскостях, формируя вокруг операторов единый панорамный экран. Еще одним преимуществом видеостен перед другими проекционными решениями является то, что они позволяют создавать большие графические экраны, не требуя больших пространств, ведь глубина видеостен составляет менее 1 м.

Плазменные панели завоевали популярность благодаря большому плоскому экрану. При размере экрана по диагонали 37, 42 и 50 дюймов плазменные панели имеют толщину всего 8 см. Плазменные панели производятся в двух вариантах: в формате 4:3 и 16:9, что позволяет использовать их не только в частных установках, но и формировать из них видеостены.

Проекторы, видеостены и плазменные панели активно используются также в организации выставочного и сценического пространства.

Источник: [8]

Системы звукоусиления

Простейшая система звукоусиления содержит следующие базовые элементы:

• проводные или радиомикрофоны;

• микшер (устройство для смешивания сигналов от нескольких источников);

• усилитель мощности;

• акустическую систему (громкоговорители).

Дополнительно системы звукоусиления могут включать различное коммутационное оборудование, управляющее оборудование и оборудование обработки звука: эквалайзеры, динамические процессоры.

Современные системы звукоусиления представлены на рынке как стационарным оборудованием, так и комбинированными мобильными звуковыми системами.

В стационарных залах проблем со звукоусилительным оборудованием, как правило, не возникает. Необходимо лишь вовремя и четко заказать все, что необходимо для мероприятия (например, сколько нужно микрофонов для участников и т. д.). Как правило, сегодня используются беспроводные микрофоны, удобные для динамичных презентаций.

Мобильные системы представляют собой универсальное оборудование, объединяющее в одном корпусе несколько приборов: например, усилитель мощности и акустическую систему или усилитель мощности, микшер и звуковой процессор. Существуют комплексы, объединяющие в себе законченные системы звуковоспроизведения с кассетной декой, CD-проигрывателем, микшером, усилителем мощности и громкоговорителем.

В мобильно возводимых залах акустические системы монтируются на штативах или с помощью специальных крепежей непосредственно на стенах или на подвесах.

Если необходимо в ходе мероприятия использовать более 8 микрофонов, эту проблему поможет решить так называемая конференц-система. Такая система состоит из блока управления и питания, пульта председателя и необходимого количества делегатских пультов.

Блок управления и питания является центральной частью системы и управляет микрофонами делегатских пультов и пультом председателя. Он обеспечивает питание всех пультов, а также внешнюю связь системы с различными источниками. Пульты делегатов позволяют активно участвовать в конференции всем делегатам. Встроенный микрофон позволяет им обращаться к другим делегатам, а встроенный громкоговоритель — слушать выступления. Кнопка включения — выключения микрофона позволяет делегату самому управлять микрофоном. Пульт председателя имеет те же функции, что и пульт делегата, плюс клавишу приоритета, что позволяет председателю временно или окончательно прерывать любой из микрофонов делегатов и таким образом управлять конференцией. К блоку управления и питания может подключаться магнитофон для протоколирования хода дискуссии.

К конференц-системе могут подключаться системы синхронного перевода речи, электронного голосования, идентификации участников по карточкам.

Источник: [9]

Использование новых технологий: видеоконференция

В феврале 2005 году во время выставки спортивных товаров «Ин-Спортс» компания «Спорт Коммьюникейшн Групп» провела видеоконференцию Москва — Санкт-Петербург — Екатеринбург.

Идея провести видеоконференцию родилась при обсуждении возможности демонстрации новых технологий с компанией Sony (профессиональное и вещательное оборудование). Оборудование, которое использовалось при проведении видеоконференции, позволяет в режиме on-line общаться представителям различных регионов при минимальных технических требованиях «на местах».

Для выставки видеоконференция стала небольшой сенсацией. Тема, которая была заявлена («Вопросы развития спортивной индустрии в регионах России»), как нельзя лучше подходила под формат: первые лица руководства спортом из Санкт-Петербурга и Екатеринбурга отвечали на вопросы из зала, находясь в своих городах.

Источник: компания «Sport Communication Group», г. Москва