Книга: Антитайм-менеджмент

Организуем Архив

Организуем Архив

Архив электронной почты мы будем организовывать никак. Это не опечатка, не ошибка и не выверт сознания. Вы увидели именно то, что я имел в виду. Мы не приложим никаких усилий, чтобы навести порядок в Архиве электронных сообщений. Не будем тратить ни одной калории, чтобы разложить письма по папочкам. И не потратим ни одной минуты, чтобы понять, как это правильнее всего сделать.

Я видел массу людей и компаний, которые бились над тем, чтобы «выработать оптимальную структуру древа папок в архиве электронной почты». Много раз эта структура создавалась. Иногда громоздкая, иногда просто огромная (у одной моей клиентки в Outlook было 200 папок!), иногда вполне лаконичная. Но я никогда не видел, чтобы такой системой активно пользовались. И уж тем более не думаю, что найти письмо глазами в древе папок было бы быстрее, чем современными средствами поиска.

Стремление разложить все по полочкам есть в нашей природе. Как и многое другое, у кого-то оно выражено сильнее, у кого-то слабее. Иногда это стремление заявляет о себе настолько, что человек буквально зависает до тех пор, пока не определит, в какую папку нужно положить письмо, с которым он только что работал.

В тех редких случаях, когда все же приходится искать глазами, все равно гораздо быстрее и проще воспользоваться современными средствами поиска. Поэтому нам абсолютно не нужна система хранения, кроме той, что уже предусмотрена почтовым сервисом или клиентом.

Есть одно «но». Если у вас не Gmail, папку «Архив» придется создать вручную. И так же вручную перемещать в нее всю прочитанную и обработанную корреспонденцию. Если у вас те самые 200 папок – структура, которая организовывалась годами, – не нужно ее рушить. Оставьте как есть или переместите в «Архив». Просто кидайте в него каждое новое письмо или, если у вас Gmail, нажимайте «Архивировать», как только вы его обработали.

Правила работы с файловым Архивом и Архивом электронной почты одинаковы. За тем исключением, что электронная почта содержит достаточное количество ключевых слов и не требует никаких действий при сохранении, тогда как файл мы стараемся называть как можно подробнее.

Оглавление книги