Книга: Антитайм-менеджмент

Как правильно работать с почтой

Немного статистики

Эксперты компании Good Technology провели опрос среди 1000 сотрудников американских компаний. Он показал, что в среднем они тратят до 7 дополнительных нерабочих часов в неделю для того, чтобы ответить на звонки и электронные письма, связанные с работой.

Было установлено, что 68 % сотрудников проверяют свои почтовые ящики до начала рабочего дня (до 8 часов утра), а 40 % – после 10 часов вечера. 69 % респондентов не ложатся спать, пока не проверят рабочую учетную запись электронной почты. Более того, 57 % опрошенных отметили, что залезают в почту во время семейных встреч, а 38 % – за ужином.

Вот еще несколько фактов[11]:

• 58 % онлайн-пользователей начинают свой день в Интернете с проверки почты (ExactTarget).

• Около 25 % интернет-пользователей проверяют почту утром, сразу после того как проснулись (AOL/Beta Research Corporation).

• 70 % офисных и наемных работников проверяют почту в течение рабочего дня (AOL/Beta Research Corporation).

Сказать, что это слишком – ничего не сказать. В то время, когда мы разбираем письма, не делается никакой настоящей работы, толкающей нас к чему-то новому. При всей своей привлекательности почта – рутина, болото, погружаясь в которое каждый день, мы сильно снижаем скорость достижения успеха в служебных делах и жизни.

Пусть это не статистика по России, но давайте предположим, что у нас на электронную почту уходит до 30 % рабочего времени. По данным хронометража, который мы проводим в рамках аудита рабочего времени предприятий, большинство сотрудников тратят на чтение почты от 2 до 3 часов в день.

В 80 % случаев такие затраты могут быть сокращены как минимум вдвое. Для бизнеса это значит, что в неделю мы освобождаем 5 часов на 1 сотрудника, в месяц – 20 часов, в год – 240 часов. Несложно подсчитать, что это 30 рабочих дней эффективного труда.

1 месяц, 1 неделю и 2 дня в год мы теряем просто из-за того, что не обучаем сотрудников (или себя) правильно обращаться с почтой. Еще раз скажу: это цифры только на 1 сотрудника. А если их хотя бы 10?

Пусть средняя зарплата в офисе 40 000 рублей. Если 10 сотрудников не умеют работать с почтой – это потеря 480 000 рублей в год. Неплохая плата за то, что мы не обращаем внимания на электронную почту?

Оставим в стороне сотрудников и вспомним, давно ли мы жаловались, что на важные вещи не хватает времени? На спортзал, интересные книги, учебную литературу, иностранный язык… Что такое 5 часов в неделю? Это:

• 3 дополнительные тренировки;

• 2–3 занятия на курсах иностранных языков;

• 1 книга;

• свободные вечера с родными.

Если подумать, фантазия разыгрывается так, что список вариантов можно продолжать бесконечно. В конце концов, за 10 лет накапливается больше 300 дней жизни! Это же почти год! А мы жалуемся, как быстро проходит время.

Есть всего две причины, по которым это происходит.

Оглавление книги