Книга: Антитайм-менеджмент

Глава 9. Основы планирования

Думаете ли вы о том, как будете возвращаться, когда выходите из дома? Прикидываете ли обратный путь, вспоминаете разные подходы и маршруты? Может быть, пишете список шагов, которые нужно совершить, чтобы доехать, припарковаться, а потом дойти до квартиры? Нет, я серьезно! Путь от дома до работы и обратно – ответственное мероприятие. Знаете ли вы, что масса людей завершают свою жизнь в дороге на работу или по пути домой? Они не доезжают до пункта назначения, потому что недооценили опасности, которые могут подстерегать в пути, или проблемы с собственным здоровьем.

Вы скажете, что я напускаю туману и хочется увидеть суть. Что ж, пожалуйста. Нет проблем. Я собираюсь показать вам разницу в планировании, усвоенном нами почти с рождения, и том, которое можно считать правильным только условно – ему нас учат в школе и остальных кузницах знаний нашей жизни.

Добро пожаловать на курсы проект-менеджмента! Сейчас вы научитесь дробить задачу на составные части, оценивать примерные сметы и сроки, назначать ответственных, писать рапорты и отчеты о том, как исполняются решения.

Пожалуйста, зафиксируйте цели своего проекта или внимательно ознакомьтесь с теми, что выданы учредителями. Как следует вникните в них, пообщайтесь с командой – она будет вашими руками, глазами и ушами. Вам многое предстоит вынести вместе. Проверьте компетентность коллег, сопоставьте ее с задачами, назначьте ответственных и разбейте проект на этапы. Теперь дайте каждому на подпись подпроекты и смету – и можно работать! Получилось? Пожалуйста, оплатите в кассе, возьмите диплом. Следующий!

Вспомните все проекты, в которых вы принимали участие. Теперь уберите из этого числа те, которые по сути – повторение пройденного. Оставьте только новые или условно новые проекты (сильно измененные старые).

Внимание: вопрос! Сколько новых проектов удалось сделать точно в срок и точно по смете? Думаю, не очень много. Если вам кажется, что они как раз полностью укладывались в сроки, припомните, а были ли те действительно проставлены и насколько жестко? Теперь другой вопрос. Случалось ли вам дойти до цели именно тем путем, какой был задуман? Скорее всего, сюрпризов не будет. Я задавал этот вопрос многим и утвердительный ответ слышал очень редко.

Почему я попросил вспомнить, удавалось ли вам придерживаться намеченного пути, когда вы реализовывали новые проекты? Потому что это неразрывно связанно с планированием, и практически каждое наше действие – результат плана. Осознанного или нет, продуманного заранее или рожденного спонтанно, но плана. И это очень важно, для того чтобы понять, в чем коренится технология эффективного планирования.

Случалось ли так, что цели, которые вы ставили, не были достигнуты? Думаю, да. Нечасто, но случалось. Бывало ли так, что цели, которые вы ставили, потребовали гораздо больше сил и времени? Скорее всего, тоже бывало. Случалось ли вообще потерпеть неудачу с достижением цели? Пожалуй, этот печальный опыт был у всех. Почему же мы не терпим неудач при возвращении домой?

Интересно, что ошибки со временем и стоимостью достижения цели оказались точкой, с которой началось рождение когнитивной психологии. Мало того, это была классическая когнитивная ошибка, получившая название «ошибка планирования». Ее суть в том, что время и объем ресурсов, которые потребуются для достижения целей, регулярно недооцениваются, а собственные силы – переоцениваются. Надо сказать, что такое когнитивное искажение – одно из нескольких, которые мы затронем в данном разделе. Однако это упоминание о нем будет и последним, потому что в рамках нашей книги мы не можем предложить методику, которая позволяла бы уверенно компенсировать влияние ошибки планирования на наши поступки и решения. То, что теперь вы знаете об этом, – уже большой шаг вперед. Когда вы будете ставить новые цели, то сможете сделать поправку на ветер, то есть на ошибку планирования. Но вернемся к теме.

За все время, что я занимаюсь личной эффективностью, мне встретился лишь один человек, который уверенно ответил, что смог достигнуть цели именно так, как это было задумано. Правда, речь шла об одной цели из множества. Поэтому подобным случаем можно если не пренебречь, то посчитать его исключением, подтверждающим правило.

Мы никогда не обладаем всей полнотой знаний о том, как нужно достигнуть цели. То, что касается будущего, скрыто от нас, появляясь в нашем воображении лишь в своей призрачной сути. Мы не можем увидеть почти ничего, кроме того, что в итоге хотим получить, потому что для создания полной картины потребуется учесть слишком много факторов. Гораздо больше, чем может представить человек и, наверное, суперкомпьютер. Давайте вернемся к примеру с выходом из дома и успешным в него возвращением.

Сколько у нас есть способов покинуть квартиру? На первом этаже – минимум два: через дверь и окно. Сколько существует способов спуститься во двор? Уже больше: через окно и прямо на землю; через дверь по лестнице; через дверь и на лифте; через дверь, один этаж на лифте и остальные по лестнице и т. д. Сколько есть путей добраться до работы? Если вы решили, что всего три – пешком, на машине и на общественном транспорте, то плохо подумали. На самом деле их уже столько, что сосчитать почти невозможно. Комбинаций бесчисленное множество (если только работа не в том же доме или даже подъезде).

Теперь представьте: в обычный день по дороге на работу у вас глохнет машина. Электроника ни на что не реагирует, завести невозможно. Через полчаса приедут партнеры – нужно добраться до офиса. Что вы будете делать? Сейчас не обязательно придумывать, что именно. Важно то, что через полчаса вы до офиса доедете. Возможно, найдете кого-то, кто сможет взять вас на буксир. Возможно, закинете машину на эвакуатор, а сами поймаете такси. Возможно, оставите машину на улице и прыгнете в метро или автобус… Вариантов – сотни. Суть одна. Вы – доберетесь. Потому что вам это действительно нужно.

Встреча закончилась и можно подумать о доме. Помешают ли неполадки с машиной до него добраться? Вряд ли. Возможно, вы не успеете отдать ее в сервис, но, скорее всего, дома вскоре окажетесь. Возможно, даже успеете прибыть в привычное время. Как это связано с планированием?

Можем ли мы написать себе план, по которому отправимся в офис и потом вернемся домой? Конечно! Но стоит ли? А теперь посмотрите, что мы делаем в жизни и бизнесе, после того как поставили цели.

Большинство из тех, кто занимается бизнесом или управлением, приучены составлять подробные планы сразу, как только сформулируют цели. Многие из нас приучены писать планы не только на неделю или месяц. Мнение, что планы должны быть на 5 лет вперед, в крайнем случае на год – очень популярно!

Вы можете подумать, что я призываю отказаться от целей. Нет и еще раз нет! Цели должны быть, и об этом мы поговорим в отдельном разделе. Я призывают отказаться от технологии косного и кондового планирования, которая, возможно, была уместной в X веке, но устарела уже в XI. По какой-то удивительной случайности кое-где такое планирование еще встречается и иногда даже сохраняет популярность. Что оно дает вместо успеха? Стресс!

Планы обладают властью, но она не всегда идет нам на пользу. Представьте, что перед уходом на работу составлялся бы план, в котором каждый шаг был детально описан:

• в 9:00 – садимся в машину, подготовка к дороге;

• с 9:05 до 9:40 – едем 15 километров (расход бензина не больше 2 л);

• в 9:40 – нас ждет парковщик и держит место;

• еще 40 других пунктов.

Машина сломалась. Что теперь делать? Что делать?! Что я скажу парковщику?! Если бы повседневность строго подчинялась планам, каждая неожиданность вызывала бы разочарование, а чаще злость и даже ярость! Разочарование (и прочие отрицательные эмоции) возникает, когда ожидания не совпадают с реальностью. Думаю, каждый может вспомнить, как было обидно, когда срывались планы на вечер, которые мы составляли еще неделю назад.

Когда ожидаешь одно, а случается совсем другое, мир кажется несправедливым. Причем интересно, когда промах поворачивает события в лучшую сторону, эмоции не так сильны, как если в худшую. Хотя слово «промах» здесь не совсем уместно. Представьте, что вы едете стрелять в тир, где сделали генеральный ремонт. Вы помните его как свои пять пальцев, заходите в зал и начинаете палить в темноту, почти не глядя. Мишень подъезжает, и оказывается, что она абсолютно чистая. Вы стреляли вроде бы и туда, вот только после ремонта мишени подвинули. Стоит ли расстраиваться из-за того, что мы вовремя не посмотрели вперед?

Пример с тиром сильно надуманный, однако заметьте, как мы планируем работу с проектами. Иногда поражаешься, насколько она похожа на то, как неудачливый стрелок вел себя на отремонтированном огневом рубеже. Вроде бы сто раз уже что-то похожее делали, а досадная мелочь испортила неделю труда…

Планы подчиняют наше мышление. Они заковывают его в рамки и настраивают на определенный образ действий. Когда план не срабатывает, это приводит к тому, что мы зависаем. Действительность не совпала с желаемым, мы ощущаем негативные эмоции.

В зависимости от сложности плана можно и просто впасть в ступор: запланирована еще масса шагов, а что-то не сложилось, и не знаешь, что теперь делать.

Когда мы составляем подробные планы, то становимся их заложниками. В экономике даже есть специальный термин – ошибка невосполнимых затрат. Он описывает ситуацию, которая возникает, когда компания следует очевидно провальному плану и продолжает тратить ресурсы из парадоксального соображения: жалко бросить то, на что уже израсходовали столько сил и денег.

Подробные планы опасны тем, что они не учитывают высокую изменчивость мира. Чем дальше от нас «завтрашний день», тем хуже мы его себе представляем. Вспомните о том, сколько есть способов выйти из дома или доехать до работы. Количество факторов увеличивает число вариантов в геометрической прогрессии. Теперь добавьте в такую картину еще и время. Этого достаточно, чтобы прогнозирование стало запредельно сложным. Мы можем предсказать, что будет завтра, но лишь с определенной достоверностью.

Вероятность отклонений довольно высока, и она растет тем больше, чем дальше простираются планы. Само собой, она растет тем больше, чем сложнее мы планируем.

Если план, который мы составили, столкнулся с тем, что в реальности произошли изменения, очень вероятно, что он перестанет быть актуальным. И вместо пути к цели окажется тропой бесполезного действия. Тут бы остановиться и поменять маршрут. Но, к сожалению, есть еще ряд нюансов, которые не всегда позволяют это сделать.

Разрешите представить: когнитивные ошибки, которые не всегда учитываются при планировании.

Люди склонны переоценивать результат своего труда. Есть ряд экспериментов, которые подтвердили: собственное детище создатели оценивают выше его реальной стоимости. Что бы это ни было – плод физической или интеллектуальной работы, – мы любим свое творение больше, чем оно того заслуживает. Просто потому что оно наше. Причем, чем больше усилий вложено, тем больше переоценка. План – это наше творение. Сложный план – творение дорогое и родное.

То, чем мы владеем и к чему привыкли, оценивается выше его реальной стоимости. Исследования проводились на рынке подержанных товаров. Доказано, что подержанные вещи почти всегда предлагаются продавцами примерно на 20 % дороже, чем их оценивает средний покупатель. План – то, чем мы обладаем. План сложный и подробный мы писали долго, следовательно, мы долго им обладаем.

Люди, свободные в выборе информации, скорее искали подтверждающие, чем опровергающие их выводы источники. Как только план перестает работать, мы становимся жертвой этого искажения. Вместо того чтобы окончательно от него отказаться, мы ищем то, что его укрепит и подтвердит.

Люди склонны тратить больше времени и усилий, стараясь отклонить опровергающие аргументы, чем поддерживающие. Когда план перестает работать, мы сталкиваемся с этой ошибкой. Отвергаем доводы против, сохраняя приверженность плану.

Следовательно, если мы собираемся расписать план на нескольких листах, чтобы жить по нему как минимум 3 месяца, а то и год, это не пойдет нам на пользу. Жесткие планы работали, когда изменчивость мира была нулевой или почти нулевой. Сейчас любые изменения приводят к серьезным проблемам. Под большой план зарезервированы ресурсы, сформированы намерения, подготовлены ожидания. Как неприятно будет, если он окажется неактуальным.

Оглавление книги