Книга: Управление проектами для "чайников"

Распространение письменной информации

Распространение письменной информации

Письменным сообщениям присуща конкретность данных, однозначность слова. Кроме того, так легче сохранять информацию о прошедших событиях и распространять ее среди широкого круга лиц. К сожалению, письменной форме распространения информации присущи некоторые недостатки.

• Отсутствие возможности у получателей тут же уточнить значение и содержание предписываемых действий.

• Нет уверенности, что послания получены и правильно поняты.

• Вы не видите реакцию на послание.

• Она не подходит для дискуссий и мозговых штурмов.

Самое неприятное то, что вы не знаете, читают ли ваши послания вообще!

Чтобы повысить мотивацию читать ваши послания, примите следующие меры.

• Отправляйте их регулярно и в установленной форме. Так получателю легче найти нужную ему информацию.

• Будьте конкретны. Лучше несколько сообщений по отдельным вопросам, чем одно обо всем сразу.

• Избегайте терминов и аббревиатур.

• Ссылаясь на факты, укажите лицо, у которого можно получить о них исчерпывающую информацию.

• Применяйте современные методы выделения ключевой информации, например: цветом текста или фона, указанием степени важности на конверте и т. д.

• По возможности обсуждайте ваши послания с некоторыми получателями. Это даст вам представление о том, как их воспринимают.

• Старайтесь уместить сообщение на одной странице. Для длинных пишите краткое резюме.

Через несколько недель мне довелось беседовать с его шефом по совсем другим вопросам. Между прочим, тот пожаловался мне, что среди его персонала есть один чересчур старательный работник, который каждый месяц шлет отчеты объемом не меньше десятка страниц и такие подробные, что терпения больше чем на два абзаца не хватает. А он так надеялся, что мои лекции его вразумят!

Оглавление книги