Книга: Управление проектами для "чайников"

Подготовка отчета о ходе работ проекта

Подготовка отчета о ходе работ проекта

Самым обычным периодическим письменным сообщением по проекту является отчет о проделанной работе — описание сделанного за отчетный период, возникших затруднений и мер по их устранению, а также планируемых на следующий период работ.

Отчет о проделанной работе — это способ вовлечения ключевых лиц аудитории проекта. С его помощью вы также предоставляете информацию соисполнителям для оказания соответствующей поддержки. И еще это повод пересмотреть достигнутые результаты и, возможно, заметить скрытые проблемы, требующие принятия срочных мер.

Чтобы решить, кому отправлять периодические отчеты о проделанной работе, задайте себе вопросы.

• Кому следует знать о вашем проекте?

• Кто хочет знать о вашем проекте?

• Кого бы вы хотели держать в курсе?

Разумеется, первыми кандидатами будут: ваш начальник и другие представители высшего руководства, клиент или заказчик, участники проекта и те, кто помогает выполнять работы, заинтересованные лица и те, кого вы хотите заинтересовать.

Отчет должен содержать такие сведения.

• Достигнутые результаты. С этого следует начинать. (Только не больше страницы!)

• Подробное описание процесса выполнения. Опишите в деталях, чего удалось достичь, какая работа выполнена, какие этапы пройдены, сколько отработано часов и истрачено средств.

• Затруднения и неблагоприятные обстоятельства. Отметьте возникшие за отчетный период неблагоприятные обстоятельства и проблемы, а также предложения по устранению последних.

• Утверждение изменения плана. Сообщите обо всех утвержденных изменениях, внесенных в план за отчетный период.

• Риски проекта. Пересмотрите оценку факторов рисков проекта в связи с произошедшими и вероятными изменениями, а также возможное влияние последних на существующий план.

• Планы на следующий период. Перечислите основные планируемые работы и намеченные результаты на следующий период.

Вот советы, которые вам помогут.

• Приведите доклад в соответствие с интересами и потребностями адресата. Сообщайте о том, что представляет для него интерес и/или потребность. Возможно, придется составлять разные отчеты для разных групп аудитории проекта.

• Если вы готовите разные отчеты, то начните с самого подробного. Это обеспечит их единообразие и поможет исключить дублирование.

• Независимо от запросов аудитории проекта, представляйте отчеты не реже одного раза в месяц.

• Убедитесь, что вся информация о результатах, графике работ и расходе ресурсов относится к данному отчетному периоду. Это не всегда легко. Информация о том, что учитывают сами участники проекта, вполне доступна, а вот, к примеру, получить в бухгалтерии данные по расходам не всегда удастся раньше конца месяца.

• Всегда давайте сравнение проделанного с запланированным. Без такой информации отчет будет неполным.

• Никаких неожиданностей. Но если все-таки какая-нибудь произошла, то примите срочные меры по ее устранению. Чтобы в отчете можно было написать: были такие-то затруднения, которые устранены такими-то действиями.

• Обсуждайте содержание ближайшего отчета на совещаниях.

Оглавление книги