Книга: Сам себе сисадмин. Победа над «домашним» компьютером

2.15.2. Работа с другими приложениями

2.15.2. Работа с другими приложениями

В Microsoft Access входят средства работы с другими программными продуктами.

Существует возможность создать проект Microsoft Access, который можно легко подключить к базе данных Microsoft SQL Server или воспользоваться «мастером баз данных» «Microsoft SQL Server» для быстрого создания базы данных SQL Server и проекта Microsoft Access в одно и то же время. Работа с проектом Microsoft Access аналогична работе с базой данных Microsoft Access – процесс создания форм, отчетов, страниц доступа к данным, макросов и модулей один и тот же. Подключившись к базе данных SQL Server, можно просматривать, создавать, изменять и удалять таблицы, представления, сохраненные процедуры и схемы базы данных с помощью средств разработки Microsoft SQL Server Design Tools.

Для создания новой базы данных Microsoft Access на основе данных из файла другого формата можно открыть в Microsoft Access файл другого формата – например, текстовый, dBASE,

Paradox или электронную таблицу; тогда Microsoft Access автоматически создаст базу данных Microsoft Access и связи с этим файлом.

Для импорта или связывания данных из Microsoft Outlook и Microsoft Exchange Server используются мастера импорта из Microsoft Outlook и Microsoft Exchange Server. Например, можно создать связь с папкой Microsoft Outlook «Контакты», а затем создавать документы на бланке и почтовые наклейки путем объединения данных с помощью мастера составных документов Microsoft Word; из Microsoft Access можно экспортировать данные и в другие источники – различные форматы и приложения.

Выполнять обмен данными между приложениями Access и Excel можно различными способами. К примеру, скопировать данные из открытого листа и вставить его в таблицу Access, импортировать лист из базы данных Access или просто загрузить таблицу Access в приложение Excel, используя команду Анализ в Microsoft Office Excel.

Если необходимо сохранить все данные или часть данных из одного или нескольких листов Excel в приложении Access, следует импортировать содержимое листа в новую или существующую базу данных Access. При импорте данных в приложении Access создается копия данных в новой или существующей таблице без изменения исходного файла Excel.

Несколько типичных ситуаций, при которых возникает необходимость импорта данных Excel в приложение Access.

Пользователь использует Excel и подумывает о переходе на Access. Можно начать с импорта листов Excel в одну или несколько баз данных Access. Или получаете отчеты от подчиненных в формате Excel. Тогда требуется перенести эти отчеты в существующую базу данных, чтобы обновить ее содержимое – потребуется автоматизировать операцию импорта, чтобы сэкономить время.

При открывании листа Excel в приложении Access (для этого в диалоговом окне «Открытие файла» базы данных в поле со списком. Тип файлов, перейдите к Microsoft Excel и выберите необходимый файл), в приложении Access вместо импорта данных создается связь с листом Excel. Создание связи с листом отличается от импорта листа в базу данных.

Если копирование данных в базу данных Access нежелательно, вместо этого можно установить связь с листом Excel. Связывание позволяет подключить данные из другой программы, не выполняя их импорта. При этом можно просматривать и редактировать данные как в исходной программе, так и в файле Access. При установке связи с листом или именованным диапазоном в приложении Access создается новая таблица, связанная с исходными ячейками. Любые изменения данных в таблице приводят к изменению исходного файла Excel. Связывание полезно, когда необходимо организовать совместную работу с данными Excel для пользователей, работающих в Excel и Access.

Для новичков, выполняющих связь с листом Excel, будут полезны следующие замечания:

• нельзя установить связь с базой данных Access в приложении Excel;

• нельзя связать данные Excel с существующей таблицей в базе данных;

• при связывании в приложении Access создается новая таблица, называемая связанной таблицей (в ней отображаются данные из листа или именованного диапазона, но фактически эти данные в базе данных не хранятся);

• в базе данных может быть несколько связанных таблиц;

• любые изменения данных в Excel автоматически отображаются в связанной таблице. Любые изменения данных в связанной таблице автоматически сохраняются в исходном файле Excel;

• при открытии листа Excel в приложении Access (в диалоговом окне «Открытие файла» базы данных в поле со списком «Тип файлов» перейдите к Microsoft Excel и выберите необходимый файл), в приложении Access создается пустая база данных и автоматически запускается мастер связи с электронной таблицей.

Часто встречается ситуация, когда данные, хранящиеся в Access, необходимо перенести или скопировать в Excel.

К примеру, может потребоваться распространить отчет группе пользователей, предпочитающих работать с приложением Excel. Если требуется анализ данных Access с использованием возможностей анализа данных, имеющихся в приложении Excel, следует экспортировать содержимое базы данных Access в лист Excel.

В Excel можно экспортировать данные из таблиц, запросов, форм и отчетов, а также все или некоторые из строк и столбцов в режиме таблицы.

Оглавление книги