Книга: Деловая e-mail переписка. Пять правил успеха

Работа с вложениями («Attaches»)

Работа с вложениями («Attaches»)

При работе с вложениями важно учитывать следующее.

Отправляя вложение, вы должны позаботиться о том, чтобы

оно дошло до вашего адресата. В первую очередь позаботьтесь

об объеме и формате вложения.

• Объем стандартного вложения не должен превышать 2–3 МГб. Обычно письмо такого объема без проблем проходит через любой почтовый сервер. Если файл, который вы отправляете, превышает 3 МГб – заранее уточните у вашего адресата возможность получения сообщения такого объема.

• Обращайте внимание на формат вложения. Если ваше письмо содержит вложенный файл с расширениями EXE, CMD, ВАТ, COM, SCR, РРТ, MDB, DLL, DOC, XLS – есть риск, что адресат его не получит. Часто почтовые серверы или почтовые клиенты блокируют такие вложения. Чтобы избежать этого, воспользуйтесь функцией архивирования (zip, гаг). В большинстве случаев это поможет.

• Отправляя вложение, обязательно сделайте комментарий к нему. Степень подробности комментария определяет ситуация. Если у вас есть договоренность и получатель ждет письма с вложением, то достаточно указать на вложение в поле «Тема». Однако лучше все-таки помещать комментарий в теле письма.

Не допускайте отправку письма с вложением, но без информации в теле письма.

Посмотрите на варианты писем ниже. Оба получены мною от администраторов гостиницы после того, как по телефону гостиница приняла заказ бронирования на проживание.

Какой из вариантов выглядит более цивилизованным? Уверена, что наши с вами предпочтения совпадут.

Рекомендации при написании писем-ответов

1. Никогда не начинайте письмо-ответ как новое письмо (без сохранения истории переписки). Это вносит огромные сложности в работу: приходится искать предыдущее письмо, уточнять его содержание и только после этого вновь читать ответ. Отправляя письмо-ответ, обязательно сохраняйте в поле письма вопрос вашего адресата (историю переписки)!

2. Помещайте свое письмо-ответ над письмом-вопросом, а не под ним.

3. Старайтесь не помещать свои ответы и комментарии в тело письма вашего адресата. Этот способ приемлем исключительно в ситуации, когда ваш ответ является последней и окончательной репликой в диалоге. Отвечая таким образом на вопросы адресата, вы негласно транслируете: «Таковы мои ответы. Дальнейшего обсуждения не предполагается». Действительно, вести диалог в таком формате становится проблематично: ответы участников нагромождаются друг на друга. Кроме того, при пересылке велик риск и часты ситуации нарушения кодировок текста. Это приводит к тому, что становится затруднительно понимать авторство фраз и персональную принадлежность реплик участников диалога. Переписка в таком формате превращается в мучение, затратное по времени и неудобоваримое по форме. Поэтому старайтесь прибегать к такому формату ответов в исключительных случаях (когда вопросов много и они предполагают простые и однозначные ответы, без дальнейшего обсуждения). При такой форме ответа обязательно используйте предварительный комментарий: «Отвечаю на Ваши вопросы в теле Вашего письма». Это хороший деловой тон и признак уважительного отношения к адресату.

4. При ответе на вопрос сделайте своей привычкой обращать внимание на список адресатов. Если в поле «Кому» («То») кроме вас указаны другие получатели, пользуйтесь кнопкой «Ответить всем» («Reply All»).

5. Если в процессе переписки вы добавляете в список получателей дополнительного адресата, нелишним будет уведомить об этом прежний состав получателей.

Сделать это можно двумя способами. Иллюстрации каждого из способов вы найдете в переписке ниже.

Перед отправкой ответа обязательно прочитывайте то, что вы написали. Убеждайтесь, что ответили на все заданные вопросы. Проверяйте заполнение поля «Тема» («Subject»). Удостоверьтесь в правильности расстановки адресатов в полях «Кому» («То») и «Копия» («Сс»). И только после этого нажимайте кнопку «Отправить».

Оглавление книги