Книга: Складской учет на компьютере. Лучшие программы, включая 1С 8.2
Справочник контрагентов
Справочник контрагентов
Справочник контрагентов предназначен для ввода, редактирования и хранения информации о субъектах хозяйствования (юридических и физических лицах, индивидуальных предпринимателях), с которыми взаимодействует предприятие в процессе осуществления хозяйственной деятельности. Информация из справочника контрагентов используется, в частности, при формировании приходных и расходных накладных, а также в других режимах работы.
Чтобы перейти в режим работы со справочником контрагентов, нужно выполнить команду главного меню Справочники?Контрагенты. При активизации данной команды на экране открывается окно справочника, которое показано на рис. 2.7.
Рис. 2.7. Справочник контрагентов
На рисунке видно, что окно справочника разделено на две части. Дело в том, что для удобства работы в программе реализована возможность группировки контрагентов по тем либо иным признакам (например, поставщиков можно объединить в группу Поставщики, покупателей – в группу Покупатели, и т. п.). Поэтому в левой части окна отображается список групп контрагентов, а в правой части показано содержимое текущей группы. Например, на рис. 2.7 в справочнике показаны контрагенты, включенные в группу Покупатели.
В первую очередь рекомендуется сформировать структуру групп контрагентов, а уже после этого заполнять каждую группу соответствующими позициями. Кстати, вы можете в состав любой группы включать подгруппы (например, в группу Поставщики можно включить две подгруппы – Российские и Зарубежные); это осуществляется точно так же, как и в справочнике товаров (см. рис. 2.4).
Чтобы добавить в справочник группу контрагентов, щелкните правой кнопкой мыши в левой части окна, затем в открывшемся контекстном меню выполните команду Добавить группу и с клавиатуры введите название добавляемой группы, после чего нажмите клавишу Enter.
Чтобы добавить в справочник информацию о новом контрагенте, нужно выделить курсором группу, в которую он будет включен, и в правой части окна выполнить команду контекстного меню Добавить (эта команда вызывается также нажатием клавиши Insert). В результате на экране откроется окно ввода контрагента, изображенное на рис. 2.8.
Рис. 2.8. Добавление контрагента в справочник
Начинать ввод сведений о контрагенте следует на вкладке Общие (эта вкладка открыта на рис. 2.8). В поле Тип из раскрывающегося списка выберите тип контрагента из перечисленных ниже вариантов.
• Организация – этому типу соответствуют контрагенты, являющиеся юридическими лицами.
• Частный предприниматель – этому типу соответствуют контрагенты, являющиеся индивидуальными предпринимателями без образования юридического лица (ПБОЮЛ).
• Частное лицо – этому типу соответствуют обычные граждане (физические лица).
Затем в соответствующих полях с клавиатуры введите краткое и полное наименование контрагента, его ИНН, КПП и произвольный код. В поле Группа вы можете изменить группу, к которой в данный момент относится данный контрагент: для этого нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне установить курсор на название требуемой группы контрагентов и нажать клавишу Enter. Например, подобным образом удобно переносить недобросовестного контрагента в группу Черный список (разумеется, эта группа предварительно должна быть внесена в справочник).
В поле Менеджер при необходимости можно указать сотрудника, который ввел информацию о данном контрагенте либо который лично отвечает за сотрудничество с данным контрагентом.
В области настроек Контактная информация можно ввести контрактные данные: номера телефонов и факса, а также электронный адрес, номер ICQ и адрес сайта контрагента (при наличии соответствующих данных). В полях Телефон и Факс можно указать несколько телефонных номеров, разделив их каким-нибудь подходящим символом – например, запятой или точкой с запятой.
Информация о почтовом и юридическом адресах контрагента указывается на вкладке Адреса. Здесь же можно ввести название близлежащей станции метро.
Для ввода банковских реквизитов контрагента предназначена вкладка Расч. счет, а для ввода данных о руководителе и главном бухгалтере – вкладка Контакты.
Параметры, расположенные на вкладке Физ. лицо, предназначены только для тех контрагентов, у которых на вкладке Общие в поле Тип установлено значение Частный предприниматель или Частное лицо. Здесь вводятся сведения о документе, удостоверяющем личность, а также о склонениях фамилии человека. Тип документа выбирается из раскрывающегося списка в поле Документ; возможные варианты – паспорт, военный билет, удостоверение личности и вод. удостоверение. После выбора документа указываются его серия, номер, дата выдачи и название органа, выдавшего документ.
На вкладке Примечания в текстовом поле можно при необходимости с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера о данном контрагенте.
Завершается добавление контрагента в справочник нажатием в данном окне кнопки ОК. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений. Эти кнопки доступны на всех вкладках окна.
Для перехода в режим редактирования контрагента нужно выделить его в списке курсором и выполнить команду контекстного меню Редактировать либо нажать клавишу Enter. Чтобы удалить контрагента из справочника, установите на него курсор и нажмите Delete либо выберите в контекстном меню Удалить, после чего подтвердите удаление. Если контрагент где-то задействован в программе (например, он фигурирует в тех или иных документах), то его удаление будет возможно только после того, как из программы будут удалены все объекты, в которых он задействован (накладные, кассовые ордера, и др.).
Оглавление книги
