Книга: Лаборатория презентаций: Формула идеального выступления

Элемент B5 Знакомство с оптимизацией презентаций

Элемент B5

Знакомство с оптимизацией презентаций

Среди стадий подготовки презентации одна из самых важных и при этом, положа руку на сердце, далеко не самая чарующая – планирование. Не расставив все по местам с самого начала, вы обрекаете себя на провал.

Чтобы не потерять значимый контент и, что еще более важно, не пропустить ни одну из стадий подготовки, в Eyeful Presentations используется методика, которую мы назвали «оптимизация презентаций». Эта методика совершенствовалась на протяжении целого ряда лет и, как любой нормальный процесс, постоянно проверяется и дорабатывается, чтобы оставаться ценной для клиентов и консультантов.

Я прекрасно помню, как она постепенно «набирала прочность», когда мы испытывали ее «под нагрузкой» в самом начале пути Eyeful Presentations – много лет назад. Вот как все это было: мне позвонили из крупной международной гостиничной сети. Eyeful Presentations на тот момент была еще совсем молодой компанией, так что нам в принципе не очень-то часто звонили – не говоря уж о крупных международных компаниях. И все же я ответил на звонок так, будто целыми днями только этим и занимаюсь (назовем это искусством продаж).

Мужчина на другом конце провода был весьма любезен. Он вдохновенно и чрезвычайно увлекательно рассказал о своем новом проекте: его компания стремится к расширению франчайзинговой сети гостиниц, в связи с чем они подготовили презентацию, которая должна помочь руководству компании выглядеть убедительнее в глазах потенциальных инвесторов. Единственная сложность заключалась в том, что эта презентация, несмотря на всю свою эстетическую привлекательность, не оправдывала возложенных на нее надежд.

Я попросил его прислать мне слайды и пообещал, что изучу их, выскажу свое мнение и, возможно, заскочу на неделе к нему в офис, чтобы поговорить за чашкой кофе. Он сказал, что файл презентации слишком большой для пересылки по электронной почте, так что он отправит его в мою «студию» с курьером. (Он и не подозревал, что я разговариваю с ним из гостевой спальни дома, находящегося в очень милом, но не то чтобы шибко «дизайнерском» жилом районе за пределами Оксфорда.)

Пока не появился курьер с красиво упакованным компакт-диском, я лихорадочно носился вокруг дома, пытаясь сделать его более похожим на «студию».

С немалой долей беспокойства я вставил компакт-диск в привод компьютера и, разинув рот от удивления, стал смотреть, как на экране один за одним появляются шикарные, безупречно выстроенные слайды. Графическое оформление и анимация были так очевидно прекрасны, что в моей голове крутились лишь два вопроса: «Как, черт возьми, я могу хоть что-то добавить от себя к этому шедевру? И о чем, черт побери, мне говорить с ними в конце недели?»

Когда первый приступ паники прошел, я взглянул на это произведение искусства более внимательно – и стал замечать места, которые изменил бы. Они никак не были связаны с внешним видом и оформлением презентации – совсем наоборот: дело было в содержании истории и в том сообщении, которое она в себе несла.

Вкратце их история звучала так:

Это свое сообщение они подали самыми кошмарными из всех возможных способов. Презентация с места в карьер начиналась организационной структурой компании, в которой были нарочито выпячены Самые Важные Люди Компании (с фотографиями и убористым текстом), а дальше слайд за слайдом шли диаграммы о росте и успехе крупнейшей международной гостиничной сети, управляемой этими очень умными людьми.

В этой презентации не было ни единого слайда о проблемах, возможностях и чаяниях аудитории – между прочим, отнюдь не менее успешной! Просматривая и анализируя эти чудесные слайды, я все яснее понимал, что передо мной не презентация, а сущая катастрофа. На смену леденящему страху постепенно приходило воодушевление.

Но впереди меня ждал еще один сюрприз. Я подготовился к неформальной беседе – уютному общению за чашкой кофе, без громких заявлений и поиска виноватых. Свою задачу я видел в том, чтобы поделиться кое-какими соображениями о текущем варианте презентации и помочь моим новым друзьям немного поправить контент.

Настал день встречи. На месте меня ждал мужчина, который мне звонил. Он тепло пожал мне руку и произнес незабываемую фразу: «Там сейчас выступают со своим коммерческим предложением другие ребята, они вот-вот закончат – и совет директоров выслушает вас».

Я нервно сглотнул.

Совет директоров?! От меня ждут коммерческого предложения?! У меня были при себе только доисторический ноутбук, несколько общих комментариев и кучка незамысловатых рисунков – и больше ничего. Моя компания Eyeful была в младенческом возрасте, так что если они хотели полноценное «предложение», то мне было просто нечего им показать.

Я вошел в зал с мыслями о жене и новорожденной дочери, ясно понимая, что обязан заработать хотя бы немного денег, чтобы прокормить семью. За столами, устрашающе расставленными в форме буквы «П», сидели нескольких угрюмых мужчин средних лет. Мне предложили подключить мой компьютер и показать, что у меня имеется.

– Ну… наверное, будет лучше, если для начала я прокомментирую вашу нынешнюю презентацию, – просипел я, судорожно гадая, какие образцы я могу показать и где самый короткий путь к выходу.

Я глубоко вдохнул и показал им их собственный набор слайдов, отметив некоторые моменты. Затем я задал несколько простых вопросов о том, для какой аудитории готовилась презентация, почему они решили начать с организационной структуры и что может быть важно для их аудитории. Я особо подчеркнул, что им надо говорить с аудиторией о франчайзинге: компания была известна своей заботой о франшизодержателях и щедро делилась прибылью со всеми участниками, так что стать шестеренкой в этом огромном механизме было большой удачей.

От вопроса к вопросу неуверенное (или нетерпеливое?) ерзание членов совета становилось все заметнее. И тут самый главный и самый страшный из них прервал меня, ударив кулаком по столу:

– Спасибо, ?$&%, достаточно!

– Я потратил предыдущие три часа на то, – сказал он, – чтобы выслушать всех этих креативных типов, которые рассказывали, что они могут сделать с моим логотипом и шаблоном в PowerPoint. Вы – первый, кто действительно знает, что не так с этой презентацией. Мы говорим не о том, о чем нужно говорить. Презентация должна быть посвящена не нам, а нашей аудитории.

– Когда вы сможете начать? – спросил он.

Я назначил время для полноценной рабочей встречи, а затем как можно скорее покинул зал и принялся искать место, где можно прилечь.

За этой встречей последовала довольно плотная серия совещаний, переделка визуальной части (мы решили пойти в оформлении по пути минимализма) и разработка совершенно новой презентационной истории. Могу с гордостью сказать, что франчайзинговая часть бизнеса нашего заказчика выросла – и сейчас, девять лет спустя, мы продолжаем тесно сотрудничать со многими представителями этой группы компаний (и даже со страшными членами совета директоров).

Но, что еще важнее, благодаря всей этой истории родилась концепция оптимизации презентаций. У нас появилась рабочая методика, которая позволяла нам отложить в сторону вопросы эстетики и сосредоточиться на действительно важных вещах – на ключевом сообщении, на применении значимого контента и на необходимости постоянно помнить о потребностях аудитории.

С тех пор мы использовали эту методологию для работы над тысячами презентаций больших и малых компаний по всему миру. В каких только условиях нам не доводилось ее применять – от семинаров на русском языке через переводчика до создания раскадровок всю ночь напролет, – и она всегда демонстрировала достаточную надежность и гибкость, чтобы помочь нам справиться с задачей. Мы очень гордимся своей методикой и тем, чего она помогла нам добиться за последние девять лет.

При этом она еще долго будет оставаться «проектом в разработке», поскольку все время возникают новые технологии, новые внешние факторы (Интернет, социальные сети как канал получения обратной связи), новый опыт – и все это оказывает влияние на наше мышление. Пожалуй, самое важное, чему научил нас наш подход, – это то, что незыблемых догм не существует.

Однако кое-что неизменное все же есть в этом мире: аудитория и потребность в яркой, увлекательной истории.

Оглавление книги