Книга: Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2013

Порядок внедрения ТМ-стандарта

Порядок внедрения ТМ-стандарта

Рассмотрим внедрение стандарта на примере небольшой структуры: группа топ-менеджеров (10–15 человек), секретариат (5–10 человек), подчиненные топ-менеджерам подразделения среднего звена (5–10 руководителей подразделений в подчинении у каждого топ-менеджера). Фактически это управленческая структура компании среднего бизнеса либо департамента крупной корпорации.

Перечисленные руководители составляют базовую область внедрения стандарта, по сути пилотный проект. После того как в краткие сроки (8–12 недель) стандарт разработан и внедрен в работу этих людей, он может масштабироваться, охватывая другие подразделения компании, филиалы и т. д. – как силами внешних консультантов, так и с помощью корпоративного университета.

Схема типового проекта приведена на рисунке.

Проект состоит из нескольких этапов.

1. Диагностика – в формате интервью с несколькими наиболее загруженными топ-менеджерами и менеджерами среднего звена. Также применяются анкетирование и выборочный хронометраж (наблюдение части рабочего дня топ-менеджера внешним консультантом, фиксация происходящего, далее совместный с топ-менеджером анализ).

2. Вводный тренинг для топ-менеджеров (стандартно двухдневный, иногда его разбивают на 2 раза по 1 дню или 4 раза по 4 часа: так проще найти время в плотном графике руководителей). Задачи тренинга: а) освоить базовые техники тайм-менеджмента; б) познакомиться с «хорошими практиками» других компаний; в) освоить структуру пяти основных составляющих ТМ-стандарта; г) принять ключевые правила, договоренности, которые лягут в основу стандарта для данной конкретной компании.

3. Коучинг для топ-менеджеров. Сверхзанятые топ-менеджеры с большим трудом находят время на то, чтобы позаниматься своим временем. Помогает жесткий график работы с консультантом: время назначено заранее, программа встречи ясна, нужно работать, применять положения стандарта к своей реальной практике – к своему Outlook, рабочему столу, к своим поручениям и т. д. Это очень похоже на персональную тренировку в фитнес-клубе – все то же самое ты мог бы делать сам, но сделал бы это менее грамотно, а главное, не сделал бы вообще, так как не нашел бы в себе сил добраться до тренажерного зала.

4. Настройка работы секретариата. Параллельно с коучингом для топ-менеджеров ведется работа с их помощниками и секретарями, чтобы внедрить в практику правила, предусмотренные ТМ-стандартом вообще и Книгой секретариата в частности. Важно, что при этом инвестируется время секретарей, а выигрывается время топ-менеджеров.

5. Разработка предварительной версии ТМ-стандарта. Консультанты совместно с рабочей группой из нескольких участников проекта разрабатывают тексты регламентов, адаптируют их к специфике работы компании, структуре ее управления и т. д.

6. Внедрение стандарта на уровне менеджеров среднего звена. Здесь, естественно, применять индивидуальные консультации было бы нерентабельно. Для менеджеров среднего звена и рядовых специалистов проводятся тренинги, но не просто тренинги по тайм-менеджменту, а тренинги на основе стандарта. Благо его предварительная версия к этому моменту уже разработана.

7. Утверждение итоговой версии стандарта. На краткой встрече для топ-менеджеров анализируется наработанный опыт применения стандарта, вносятся необходимые коррективы. Здесь же определяется стратегия дальнейшего масштабирования стандарта. Обсуждаются и принимаются приказ о внедрении стандарта, приказ о создании рабочей группы внутри компании, которая будет поддерживать и актуализировать стандарт.

На входе в проект также определяются ключевые показатели эффективности, достижение которых анализируется на выходе.

Внедрение корпоративного стандарта тайм-менеджмента дает заметное повышение эффективности работы: сокращаются сроки исполнения поручений, лучше используется рабочее время, снижаются риски просрочек и связанных с этим финансовых и репутационных потерь и т. д.

Напишите нам на [email protected] и запросите бесплатные диагностические анкеты, которые помогут вам определить основные направления повышения эффективности с помощью корпоративного стандарта тайм-менеджмента. Укажите ваши контактные данные (Ф.И.О., город, компания, должность, телефон, e-mail), в поле «Тема» напишите «Формула времени: диагностические анкеты».

Оглавление книги