Книга: Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2013
Ключевые процессы
Ключевые процессы
Чтобы быть уверенным во всех организуемых вами процессах, необходимо сделать несколько шагов. Во-первых, выявить те процессы, в которых есть набор повторяющихся подготовительных и завершающих действий. Во-вторых, формализовать эти действия с помощью так называемых пользовательских полей в Outlook. В-третьих, регулярно просматривать список процессов и отмечать в пользовательских полях те шаги, которые вы сделали.
В Outlook есть два вида полей: стандартные (тема, срок, категории и т. п.) и пользовательские – те, которые вы как пользователь можете создавать сами под свои нужды. При этом поля могут быть разного типа – «да/нет» (проставлена галочка или не проставлена), время-дата, число, текст… Таким образом, для любого процесса можно создавать пользовательские поля подходящего типа. Например, в расписании подвигов барона Мюнхгаузена (см. далее) пользовательскими полями являются «Опасно для жизни!» (тип «да/нет»), «Удаленность от дома» (числовой тип), «Оружие» (тип «да/нет»), «Дополнительно» (текстовый тип) и «Описание для потомков» (тип «да/нет»).
Процессы, с которыми мы работаем и которые формализуем с помощью пользовательских полей, могут быть связаны с подготовкой какой-либо встречи (зафиксированной в разделе «Календарь»), решением некоторой задачи (хранимой в разделе «Задачи»), взаимодействием с каким-либо человеком или организацией (информация о которых есть в «Контактах»).
Например, встречи в разделе «Календарь», включающие много шагов подготовки, могут быть следующими:
– выставка, презентация – необходимо позаботиться о стенде, промоматериалах и о многом другом;
– командировка – работа над процессом включает в себя приказ, командировочное удостоверение, авансовый отчет, заказ билетов;
– тренинг, семинар – требуется подготовить раздаточные материалы, слайды и прочее.
С помощью структурированных задач в разделе «Задачи» можно управлять такими, например, процессами:
– согласование договора – визы заинтересованных служб, сумма, дата;
– оформление заказа – кто принял, каковы параметры заказа, какие стадии заказ должен пройти;
– подготовка документа – какие подразделения должны прислать информацию, каковы дальнейшие стадии работы над документом после сбора первичной информации и т. п.
Пользовательские поля в разделе «Контакты» удобно применять для структурирования взаимодействия с человеком или организацией. Например:
– взаимодействие с клиентом – выслано предложение, согласован договор, выставлен счет;
– работа со значимыми людьми – поздравление с праздниками, области их интересов;
– управление поставщиками, субподрядчиками – оформление всех значимых параметров взаимодействия.
Вспомните те процессы, которые актуальны для вас. Начните со структурирования какого-нибудь одного, наиболее значимого и при этом хорошо формализуемого. Мы разберем структурирование процессов на трех простых примерах – в «Календаре», «Задачах» и «Контактах».
- Ключевые моменты тестирования
- Ключевые моменты
- Ключевые слова
- 1.2.1. Ключевые слова и идентификаторы
- Новые ключевые слова
- Ключевые моменты больших проектов
- Раздел 1 Лояльность: определение и ключевые факторы
- Ключевые понятия
- Ключевые положения
- Рабочие процессы
- Ключевые факторы успешного отбора каналов коммуникаций
- Ключевые свойства форм