Книга: Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2013

Анализ выполненного

Анализ выполненного

Задачи важно не только ставить и выполнять. Полезно иметь возможность увидеть список всех выполненных задач. Это мо-жет пригодиться как для самоанализа, так и для отчетности.

По умолчанию в Outlook 2013 завершенные задачи автоматически убираются из панели задач, не перемешиваясь с остающимися, но при этом не стираются. Увидеть их можно в представлении «Завершенные». Если же по каким-то причинам у вас такого не происходит, то действуйте следующим образом.

Таким образом, мы задали для Outlook правило отбора: показывать на панели задач только незавершенные задачи. Проверьте: после того как вы поставили галочку «завершена» в квадратике слева от названия любой задачи, она пропадет с панели задач.

Чтобы увидеть все завершенные задачи, зайдите в папку «Задачи». Скорее всего, в данный момент там включено представление «Простой список». Представление можно переключать из меню на панели инструментов: в Outlook 2013 это делается на вкладке Вид / Изменить представление. Это список всего выполненного вами за прошедшее время.

Полезно упорядочить этот список по времени – сгруппировать все выполненные задачи по дням, в которые они были завершены. Для этого необходимо следующее.

Выполненные задачи выстроятся в обратном хронологическом порядке.

Таким образом, мы настроили самую простую форму отчетности по выполненным задачам. Простую, но весьма полезную.

Другой способ проанализировать выполненные задачи – отобрать в папке «Задачи» с помощью кнопки «Найти» все задачи по какому-либо проекту или направлению. Чтобы это было возможно, при создании задач нужно придерживаться тех же правил именования, что и при создании встреч. То есть не «Согласовать с Петровым все условия по проекту Альфа», но «Альфа: Петров: согласовать условия по проекту». Тогда по ключевым словам «Альфа» или «Петров» вы легко найдете все завершенные (или, наоборот, планируемые) задачи.

Кроме того, на панели задач все задачи окажутся логично отсортированными внутри категорий. Поскольку сортировка происходит сначала по важности, а затем по полю «Тема», то есть попросту по алфавиту (именно так мы настраивали параметры сортировки), внутри категории «Клиенты» мы увидим сначала все важные задачи, потом четыре задачи по проекту «Альфа», три по проекту «Бета» и так далее – по названиям проектов или клиентов в алфавитном порядке. Аналогично – в категории «Подчиненные» (по фамилиям или инициалам, с которых начинаются названия задач) и во всех других категориях.

Оглавление книги