Например, кондиционер работал слишком громко; кому-то было плохо видно; кто-то кого-то отвлек; и так далее.

Частая проблема в презентации – нехватка времени. Возможно, из-за того, что мы недооценили длительность презентации. В результате многие выступающие начинают спешить и почти всегда пропускают подведение итогов. Это большая ошибка. Подводить итоги нужно всегда! Лучше «уплотнить» основную часть, но обязательно подвести итоги.

Как сказал один презентатор: «За всю жизнь я еще не встречал ни одного недовольного тем, что семинар закончился рано». Даже фокусники настоятельно рекомендуют на своих развлекательных представлениях: «Всегда оставляйте аудиторию чуть-чуть неудовлетворенной. Пусть у них останется ощущение недосказанности. Показывайте суть. Будьте кратки. Завершайте номер раньше, чем зрители насытятся».

Например, помогая аудитории разобраться в таблице с данными, укажите на конкретную цифру и расскажите, что она значит. Затем вернитесь назад и объясните общую структуру таблицы. И наконец, подкрепите все предыдущее второй конкретной цифрой, объясняя, что означают остальные данные.

Например, на тренинге по развитию навыков презентации я обнаружил, что участники не придают значения какому-то навыку, пока не услышат или не увидят реальные примеры его правильного и неправильного применения.

В школе многим из нас объясняли модель атома, используя схему Солнечной системы. Модель, в которой электроны вращаются вокруг ядра, как планеты вокруг Солнца. Эта аналогия позволяет ученикам быстро понять, как устроен атом. На самом деле «…электроны в атоме двигаются по атомной орбитали[2], а движение электрона в атоме отличается от классического движения по траектории и описывается законами квантовой механики…».

Вы дадите пятиклассникам не вполне точный с научной точки зрения, зато понятный рассказ о движении планет? Или пуститесь в рассуждения о неведомой атомной орбитали, которые хоть и непонятны, зато единственно верны?

Я хочу привести несколько примеров различных стилей презентаций, в которых используются проецируемые слайды. Сегодня под презентацией понимаются различные формы донесения сообщения, в зависимости от корпоративной культуры, принятой внутри конкретной компании. Рассмотрим четыре своеобразных подхода к проведению презентаций. В чистом виде каждый из «стилей» встречается редко. Чаще тот или иной презентатор больше тяготеет к одному-двум «стилям».

1. Пошаговая презентация

Цель – представление знаний, без общения с аудиторией.

• На слайдах показывается больше, чем есть в раздаточных материалах.

• Наиболее популярный жанр (стандартные шаблоны PowerPoint).

• Материал может быть умеренно сложным.

• Внимание фокусируется на описании элементов.

• Большое количество слов на слайде (правило 6 ? 6: 6 слов в 6 строках).

• Слова общего назначения, средней длины.

• Пропорция изображение/текст – 50/50.

• Использование графики на каждой странице.

Пример: презентация Ларри Лессига (http://lazarev.biz/2008/09/17/lessig)

2. Эмоциональная презентация

Цель: убедить, побудить, вовлечь, мотивировать.

• Акцент на визуализации.

• Высококачественное фото на каждом слайде.

• Вовлечение участников в обсуждение.

• Эмоции для расстановки акцентов.

• Слайды бесполезны без презентатора.

• Не более 6 слов на слайд.

• Раздаточные материалы выдаются после презентации.

• Хорошо для одиночных, простых идей.

• Подходит для коротких презентаций.

• Хорошо подходит для презентаций Пе-чак-ча (см. с. 85).

Пример: презентация Сета Година (http://lazarev.biz/2008/09/10/godin)

3. Резюмирующая презентация

Цель: представить информацию в кратком, лаконичном виде.

• Слайды бесполезны без объяснений.

• Упор на концептуальное понимание.

• Использование буллитов формата.

• Использование графиков.

• Обобщение, пересказ, цитаты.

• Создание графической информации при необходимости.

• Правило 10/20/30.

Гай Кавасаки (Guy Kawasaki), руководитель венчурной компании:

«Я слушаю презентации предпринимателей каждый день. По 60 слайдов в презентации… И каждый утверждает, что его бизнес уникален. Поскольку я слушаю весь этот ужас, я вывел „Правило 10/20/30“».

10 слайдов или меньше

Не важно, о чем вы делаете презентацию, ограничьтесь 10 слайдами. Вы можете думать, что ваша ситуация не такая, как у всех остальных. Ваш случай уникальный, и 10 слайдов вам не хватит. Однако помните, если вы выступаете перед аудиторией, которая слушает презентации день изо дня, хороший способ выделиться из общей массы – сократить число слайдов.

20 минут или меньше

Возможно, у вас будет выделен час на встречу. Но если у вас ноутбук с Windows, подключение его к проектору может занять 40 минут. Вся информация, которую вы собираетесь донести до аудитории, должна занять максимум 20 минут. Также учтите, что вам потребуется время на последующее обсуждение.

30-й размер шрифта

Никогда не используйте шрифт меньше чем 30-го размера. Таким образом вы разместите на своем слайде намного меньше текста, и это подтвердит ваши знания и подготовку. Оставьте на слайдах только ключевые понятия, остальное расскажете своими словами.

Если вам по каким-либо причинам не нравится цифра «30», используйте другой алгоритм. Найдите самого старшего участника в аудитории и разделите его возраст на два. Это и будет оптимальный размер шрифта.

Пример: презентация Гая Кавасаки «Искусство начинать» http://lazarev.biz/2008/09/15/kawasaki)

4. Убеждающая презентация

Цель: доказать и убедить, используя логику.

• Визуализация данных.

• Акцент на логике.

• Графики, диаграммы, карты.

• Раздаточные материалы и слайды в качестве доказательств.

• Минимум буллитов.

• Объяснение логических связей в данных.

Пример: презентации Ханса Рослинга (http://lazarev.biz/2008/09/07/rosling)

Печа Куча (Pecha Kucha)

«Печа Куча» – формат, который позволяет обмениваться идеями в виде кратких презентаций. Само японское выражение, давшее название движению и мероприятиям, звучит в оригинале скорее как пе-чак-ча, означает «болтовню», а по смыслу соответствует английскому «бла-бла-бла».

Правило Пе-чак-ча: 20 ? 20:

• Выступающий использует только 20 слайдов.

• Каждый слайд автоматически меняется каждые 20 секунд.

• Каждая презентация длится 6 минут 40 секунд.

Устраиваются настоящие вечеринки с презентациями (Pecha Kucha Night). За вечер проходит около 14 презентаций. Темы выступления – любые. Выступающие и большинство аудитории – как правило, люди творческих профессий. Сейчас Pecha Kucha Nights проводятся в 80 городах мира, многие крупные компании выступают спонсорами этих мероприятий. Список городов можно посмотреть по адресу: http://www.pecha-kucha.org/ (в России пока не проводится).

Такой формат удерживает внимание публики и не дает возможности отвлечься от происходящего. Имея в своем распоряжении всего около 7 минут, участник Pecha Kucha Nights не может позволить себе роскошь пространных рассуждений. Все должно быть предельно кратко и четко. Как правило, в шоу принимают участие 14 человек, т. е. все мероприятие длится чуть больше полутора часов, что, безусловно, не очень утомительно.

Идея формата принадлежит архитекторам Астрид Кляйн и Марку Дитэму. В начале 90-х годов в Токио они создали мастерскую KDa (Klein amp; Dytham Architecture), где начинающие дизайнеры и архитекторы обменивались своими идеями и представляли их публике. Впервые Печа Куча состоялась в 2003 году и быстро завоевала популярность по всему миру. Такой формат идеально подходит для ситуаций, когда нужно заслушать несколько человек и уложиться в график по времени.

Дамир Нигматянов, руководитель отдела корпоративного обучения компании UPECO, Москва:

«Изучив материалы о новом формате, мы поняли, что он как нельзя лучше подойдет для наших встреч. Большинство наших сотрудников, которые раньше сталкивались с проблемой затянутых выступлений, узнав о Pecha Kucha, начали рассказывать о нем коллегам, подталкивая их к лаконичным выступлениям.

Результаты

Во-первых, введение формата Pecha Kucha позволило значительно улучшить качество презентаций, повысило культуру переговоров и встреч. Раньше на презентацию компании и каждого из наших брендов (а их в нашем портфеле сейчас восемь) мы отводили минимум 40 минут. В результате к концу мероприятия присутствовавшие слушали менее внимательно. После введения Реchа Kucha мы сократили продолжительность выступлений (но это не значит, что все они ограничиваются 6 минутами 40 секундами), и теперь нам говорят, что слушать их стало значительно интереснее.

Во-вторых, многие сотрудники научились выступать перед аудиторией, усовершенствовали мастерство ведения бизнес-встреч и совещаний.

В-третьих, технологию Реchа Kucha мы начали интегрировать в сферу продаж и деловых переговоров. Так, например, наши сотрудники из отдела по работе с международными сетями на собственном опыте убедились, что умение изложить информацию в новом формате очень помогает при общении с байерами крупных торговых сетей, которые на презентацию компании отводят около 5 минут: можно легко сказать все самое важное и продемонстрировать закупщику выгоды, каждый раз добиваясь позитивных результатов продаж».