Книга: Эффективные письменные деловые коммуникации

Глава 16 Не усыпляйте читателей

Глава 16

Не усыпляйте читателей

Кажется очевидным, что не стоит писать так, чтобы ваших читателей клонило в сон, не так ли? Это должно быть столь же очевидно для всех, кто часами обсуждает одно и то же на вечеринках или читает скучные лекции, но вспомните, как много такого рода нудных, неинтересных разговоров вам приходилось слышать. Такого вполне можно и нужно избегать – как в устной, так и в письменной речи.

Подумайте о лучших собеседниках и лекторах, которых вам доводилось слышать. Насколько бы ни был сложен и запутан предмет, они умеют сделать его увлекательным при помощи некоторых приемов: избегают избитых выражений, используют четкие, простые слова. Вспомните знаменитую фразу Уинстона Черчилля: «Мне нечего предложить [британцам] кроме крови, тяжкого труда, слез и пота». Или те слова, которые, как говорят, произнес юный Джордж Вашингтон, когда его спросили о поваленном вишневом дереве. Он сказал «Я не умею лгать. Это сделал я».

Хорошие авторы прибегают к тем же приемам. Почему вы читаете некоторые книги от корки до корки на одном дыхании, а другие откладываете в сторону, одолев лишь несколько страниц? Все дело в их стиле: в том, как авторы объясняют непонятные вещи, как рассказывают истории.

Ниже приведено несколько рекомендаций для написания деловых документов, которые помогут удержать внимание читателя.

Умело используйте личные местоимения

Не злоупотребляйте местоимением «я» (старайтесь не начинать с него новый абзац или несколько предложений подряд). Вместо этого сделайте основной упор на местоимения «мы», «наш», «вы» и «ваш». Эти слова носят личную, дружелюбную окраску, которая усиливает интерес читателей и формирует их положительное отношение. Рудольф Флеш, один из ведущих специалистов по разговорному английскому языку и автор книги How to Be Brief, одним из первых обратил внимание на необходимость использования местоимения «вы».

Поддерживайте непрекращающуюся беседу со своим читателем. Как можно чаще используйте местоимение второго лица. Переводите все на язык «вы».

Это относится к гражданам старше 65 лет = Если вам больше 65, это относится к вам.

Следует запомнить, что = Вам следует запомнить.

Многие люди не представляют себе = Вероятно, вы не представляете себе.

Всегда обращайтесь непосредственно к тому человеку, которому вы адресуете свое сообщение, используя местоимение «вы».

Аналогичным образом слова «мы» и «наш», употребляемые по отношению к вашей компании, формируют впечатление о корпорациях и других юридических лицах как о коллективных личностях (каковыми они и должны быть и обычно бывают). Люди, как правило, чаще предпочитают такой приземленный подход, нежели использование местоимений третьего лица, придающих тексту безличный, отчужденный характер.




Старайтесь выражаться проще

Я знаю, что говорю об этом уже не в первый раз – но это стоит лишний раз повторить. Если ваши читатели не смогут следить за вашей мыслью, они прекратят попытки делать это.

Избегайте страдательного залога

Пишите не «документы по заключению сделки были подготовлены Сью», а «Сью подготовила документы по заключению сделки», не «сообщение было отправлено Джорджем», а «Джордж отправил сообщение» или «сообщение поступило от Джорджа». Разумеется, данная рекомендация не универсальна. Иногда страдательный залог – наиболее естественный способ передачи вашей мысли, и его нельзя избежать. Однако если вы выработаете твердую привычку использовать действительный залог, то в значительной степени предотвратите появление запутанных громоздких предложений в документах и улучшите качество своей письменной речи (а не «Качество вашей письменной речи будет улучшено, если использование страдательного залога будет вами минимизировано»).

Варьируйте длину и структуру предложений

По словам Цицерона, однообразие – мать скуки. Это верно для синтаксиса не в меньшей степени, чем для пищи или чего бы то ни было другого. Монотонность приедается, поэтому нужны как короткие, так и длинные предложения, как главные, так и придаточные. Необходимо разнообразие.

Неправильно

На протяжении длительного периода времени мы накапливали опыт, помогая нашим клиентам улучшить показатели их деятельности и максимизировать как производительность человеческих ресурсов, так и экономичное использование капитала. Мы используем интегрированный подход, который позволяет оценить и рационализировать операционные методы и процедуры, используя экономичные инструменты эксплуатации и оптимизации и одновременно применяя методы, направленные на изменение менеджмента, которые затрагивают образ мыслей и поведение людей, занимающих руководящие должности в организации.

Правильно

На протяжении многих лет мы помогаем клиентам лучше использовать свои ресурсы и улучшать показатели своей деятельности. Каким образом? Путем рационализации операционной деятельности и изменения образа мыслей и поведения менеджеров.

Неправильно

С тем чтобы предоставить вам, покупателю наших товаров, возможность получения бесплатной замены бракованной продукции в ближайшем офисе, мы предлагаем упрощенную процедуру без подтверждения юридических обязательств («добрая воля»), независимо от того, был ли товар приобретен там или в другом месте.

Правильно

Что делать, если вам необходимо получить бесплатную замену бракованного товара? Обратитесь в ближайший офис. Вам помогут в любом из наших офисов, даже если вы приобрели товар не в том офисе, куда хотите обратиться.

Избегайте набора букв

Читателей утомляют сокращения, особенно те, с которыми они незнакомы. Поэтому используйте их разумно. Возможно, удобно использовать аббревиатуры вроде COGS вместо слова «себестоимость». Если вы также будете походя употреблять сокращения вроде АВС (расчет себестоимости по видам деятельности), EBITDA (объем прибыли до вычета расходов по уплате налогов, процентов и начисленной амортизации) и VBM (менеджмент, ориентированный на стоимость), бухгалтеры вас прекрасно поймут, но при этом вы потеряете всех остальных читателей. И в этом нет ничего удивительного. Люди не захотят вникать в ваш мудреный язык, чтобы уловить мысль.

Наверняка у вас был подобный читательский опыт. Вы сталкиваетесь с аббревиатурой (причем если вам особенно не повезло, то с длинной) и не видите никакой связи между ней и тем, что уже прочли в документе или статье. Вы вновь просматриваете уже прочтенный текст, надеясь найти первое упоминание этого сокращения или слов, которые могут его образовывать. К тому времени, как вы находите то, что искали (или прекращаете безуспешные попытки это сделать), вы уже полностью потеряли ход мысли автора. Никогда не ставьте своих читателей в подобное положение.

Старайтесь писать термины полностью. Аббревиатуры облегчают письмо, но усложняют чтение. Экономя свое время, вы создаете дополнительные трудности получателю сообщения.

РЕЗЮМЕ

• Не злоупотребляйте местоимением «я». Вместо этого используйте слова «мы», «наш», «вы» и «ваш», чтобы внести личную нотку и произвести благоприятное впечатление на адресата.

• Для того чтобы написанное вами было более ясным и четким, чаще используйте действительный залог, если только страдательный в данном контексте не звучит более естественно.

• Варьируйте длину и структуру предложений.

• Облегчайте задачу читателю, по возможности избегая сокращений.

Оглавление книги


Генерация: 2.080. Запросов К БД/Cache: 3 / 1
поделиться
Вверх Вниз