Книга: Тайм-менеджмент для системных администраторов

Типичный день

Типичный день

Рассмотрим работу Цикла на примере одного дня.

Входя утром в офис, вы должны сразу сосредоточиться и запустить этот процесс. В противном случае вас захватят прерывания и отвлекающие факторы, которых полно вокруг: на автоответчике мигает индикатор новых сообщений, в коридоре подходят сотрудники, зовет к себе автомат с кофе, к тому же вам интересно, какой комикс появился сегодня на сайте User Friendly. Вы решаете проверить электронную почту и… через несколько часов осознаете, что половина дня пролетела впустую.

Итак, ОСТАНОВИТЕСЬ. Не проверяйте электронную почту и не читайте новости на сайтах. Вместо этого закройте дверь (если вам повезло с отдельным кабинетом) и выполните все шаги Цикла.

Начните день с составления расписания. Посмотрите в календаре, какие совещания и встречи назначены на текущий день, и впишите их в соответствующие графы на страничке органайзера. Остальное время можно уделить пунктам из списка дел. Несложные арифметические подсчеты покажут, сколько времени у вас в распоряжении.

Предположим, листок вашего календаря выглядит, как показано на рис. 5.1.

Рис. 5.1. Записи в календаре

У вас запланированы совещания на 10:00 и 15:00, каждое по часу. Вы отмечаете эти интервалы на страничке с расписанием. Вам нужен перерыв на обед, и его вы планируете с 12 до 13. Затем вы подсчитываете, сколько времени остается на дела из списка. Сейчас 8:30, и вы хотите уйти в 17:30, то есть через 9 часов. Три часа уже заняты, на другие задачи остается шесть часов. На рис. 5.2 показано, как выглядит ваше расписание в данный момент.

Теперь вы составляете список сегодняшних дел и подсчитываете, сколько у вас работы (в часах). Как правило, на этот день уже запланированы какие-то дела. Вы добавляете то, что пришло вам в голову (например, гениальную мысль, осенившую вас, пока вы шли от машины до офиса) и, если сегодня первый день месяца, сверяетесь со списком долгосрочных целей (подробнее об этом сказано в главе 7).

Поскольку вы работаете с системой Цикл первый день, ваш список дел изначально пуст. Однако вы представляете себе, что должны сделать. Запишите эти дела вкратце; необязательно писать законченные предложения. После этого список может выглядеть примерно так, как показано на рис. 5.3.

Как видите, краткой записи достаточно, чтобы вы поняли задачу. Можете записать какие-то детали, например номера телефонов, логины и т. д., если вам необходимо, но в целом старайтесь быть лаконичным.

Рас. 5.2. День с размеченными интервалами

Если у вас есть свежие сообщения на автоответчике, сейчас самое время прослушать их и, возможно, что-то записать. Я имею привычку записывать на бумаге все сообщения автоответчика, даже если они не требуют каких-то действий с моей стороны. В таком случае я могу тут же пометить этот пункт как выполненный. Это придаст мне ощущение завершенности моей работы.

Рис. 5.3. Понедельник. Список дел в вашем органайзере

Рис, 5.4. Понедельник. Добавлена оценка времени

Итак, сколько работы у вас на сегодня? Запишите рядом с каждым пунктом списка дел примерное время, за которое сможете его выполнить (рис. 5.4).

В этом примере вы можете прикинуть, сколько времени уйдет на все дела. Сложите часы (помечены как «ч»), прибавьте к ним остальные значения (минуты), и вы получите девять часов.

Затем установите приоритетность дел, основываясь на какой-нибудь простой системе. Я пытался использовать 100-балльную шкалу, но она оказалась слишком сложной. Один друг заметил как-то, что в жизни есть только три уровня приоритетности:

• Срок исполнения сегодня, и дело необходимо сделать прямо сейчас.

• Срок исполнения наступит скоро.

• Все остальное.

Для простоты обозначим эти приоритеты А, В и С соответственно. На рис. 5.5 показано, как я расставил приоритеты в нашем примере.

Как справиться с переизбытком дел

Итак, для выполнения всего списка вам потребуется девять часов, а в вашем распоряжении только шесть. Как справиться с переизбытком дел?

Задержаться на работе — неверное решение. Ваша личная жизнь достаточно ценна. Вашему работодателю вовсе не нужно, чтобы из-за нехватки свободного времени вы стали раздражительны. Правильно питаясь, высыпаясь, занимаясь спортом и ведя активную жизнь вне работы, вы лучше работаете.

Рис. 5.5. Понедельник. Добавлены приоритеты

Простейший способ решить проблему — перенести на следующий день дела с приоритетом С и некоторые из дел с приоритетом В. Одно из преимуществ ежедневного списка дел заключается в том, что мы можем переносить пункты. Вот несколько полезных идей:

• Перенести на следующий день пункты с самым низким приоритетом. Для меня это самое обычное решение. Я потому и расставляю приоритеты, что невозможно сделать все и сразу. Следовательно, приходится переносить на завтра несколько задач с приоритетами С и В.

• Выделить сегодняшнюю подзадачу. Выделите в задаче решаемую подзадачу, а остальное перенесите на завтра. Например, установка новой системы резервного копирования включает в себя много шагов. Сегодня вы можете ее распаковать и убедиться, что все ее части на месте, а кабели достаточно длинны. Завтра вы сможете найти добровольного помощника и установить тяжелое оборудование. На следующий день вы сконфигурируете драйверы. Вы каждый день будете понемногу продвигаться и выполните задание в срок. Разбив его на этапы, запишите каждый этап в отдельный список дел на день. Это подходящий метод для задач, выполнение которых может неожиданно застопориться. Например, первый этап следует выполнить немедленно. Если вы обнаружите нехватку каких-либо частей, у вас будет время добиться их поставки. Об отсутствии кабеля лучше узнать сейчас, чем в последний день.

• Сократить задачу (уменьшить время на ее выполнение). Иногда удается найти способ сокращения времени, отпущенного на выполнение задачи. Например, устанавливая компьютер для Боба, вы обнаружили, что он не прочь поболтать и что работа идет вдвое быстрее, если его нет поблизости. Или, наоборот, Боб технически достаточно грамотен, чтобы самостоятельно установить на компьютере дополнительное программное обеспечение. Возможно, он даже не прочь сделать все сам, если вы разрешите. Если ему потребуются пакеты, он попросит у вас диски, или вы можете сказать ему, что именно не установлено, пообещав зайти позже и все доустановить. Боб сможет немедленно приступить к работе за компьютером, а вы — перейти к другим делам. И, конечно, чтобы не забыть, включите в завтрашний список дел пункт «Закончить установку ПО для Боба».

• Изменить оценку трудоемкости. Оценивая время, необходимое для выполнения задачи, нужно всегда преувеличивать ее трудоемкость. Так безопаснее. Однако если вы переусердствовали в этом, то обнаружите, что задачу вполне можно выполнить и за меньшее время.

• Делегировать. Иногда удается перепоручить работу другому сотруднику. Начинающие сисадмины с нетерпением ждут сложных заданий, чтобы приобрести новые навыки. Конечно, у вас не всегда есть полномочия делегировать работу, поэтому читайте следующий совет.

• Попросить шефа помочь вам с расстановкой приоритетов. Составив список дел и определив приоритеты и примерное время, можно обратиться к шефу за помощью в расстановке приоритетов. Если вы никогда этого не делали, то, возможно, сочтете этот совет чересчур фантастичным, но в действительности менеджерам часто кажется, что они слабо влияют на работу подчиненных, и вопрос «Правильно ли я расставил приоритеты?» заставляет их приободриться. (Конечно, задавая этот вопрос каждый день, вы заработаете жирный минус в графе «Умение работать самостоятельно» на ежегодной аттестации.) В моей практике был случай, когда мой шеф очень четко расставил приоритеты в моей работе, и это помогло мне лучше выполнять свои обязанности в целом. В другой раз шеф обнаружил в моем списке дела, переданные другому отделу, и вычеркнул их (со словами: «Джо Шмоу должен научиться делать это самостоятельно. Я поговорю с его начальником».) Иногда с меня снимали целые категории обязанностей («Передайте Джо, что мы больше этим не занимаемся, а если у него возникнут проблемы, пусть выходит на меня!»), а иногда шеф перепоручал мои задачи другим. Я вижу, что многие системные администраторы и не догадываются о такой возможности, а ведь она при разумном подходе является мощнейшим инструментом тайм-менеджмента.

• Отложить встречу. Это, конечно, может быть плохим решением. Перекраивание расписания — сплошной кошмар, многих оно раздражает и может сорвать сроки проекта. Как вариант вы можете не явиться на встречу или послать своего представителя. Если намечается двухчасовое собрание, а по поводу нового сервера от вас требуется только сказать, что он поставляется в синем корпусе, а не в красном, то отправьте кого-нибудь вместо себя. (А когда начнут обсуждать серьезные вопросы, ваш представитель сможет вызвать вас на собрание по телефону.) Отложить встречу лучше, чем не явиться на нее. Я заметил: когда я договариваюсь о переносе встречи лично или по телефону (поскольку электронная почта недостаточно интерактивна), собеседник часто готов сократить встречу (и обсуждать лишь самые важные вопросы). Например, выясняется, что его интересовал лишь цвет корпуса сервера. Так вот, сервер будет синий.

• Задержаться на работе. Я привожу этот вариант исключительно для полноты картины. Это наихудшее решение. Большинство людей способно продуктивно работать лишь четыре-пять часов в день. Все остальное — бег на месте. Поэтому такие книги, как «Extreme Programming» (Экстремальное программирование), O'Reilly, или «PeopleWare» (Человеческий фактор), Dorset House, рекомендуют исключить сверхурочную работу. Конечно, системному администратору иногда приходится работать допоздна. Как сказано в разделе «Делегируйте, регистрируйте или действуйте» главы 2, если случилась серьезная авария, клиенты надеются, что на ликвидацию последствий брошены все силы, и вы работаете, пока проблема не будет решена.

Вернемся к нашему примеру со списком дел.

Попробуем перенести низкоприоритетные дела на следующий день. У нас есть дело с приоритетом С — «Исследование программы мониторинга». Его и перенесем.

Если вы пользуетесь портативным компьютером, перенести запись в другой список не составляет труда. Если у вас бумажный органайзер, пометьте пункт списка черточкой, чтобы обозначить, что он перенесен, и впишите его в завтрашний список.

Вы уменьшили объем работы на час. Вам остается разобраться еще с двумя часами.

Рис. 5.6. Полностью загруженный понедельник. Часть дел перенесена на вторник

К счастью, имеется дело с приоритетом В (модернизация GCC), которое тоже можно перенести. Повторите ту же операцию (переместите запись в портативном компьютере или поставьте черточку и перепишите на другую страницу в органайзере). Теперь список выглядит, как показано на рис. 5.6, и соответствует количеству часов, имеющихся в вашем распоряжении.

Весь день придерживайтесь плана как можно точнее. Вначале занимайтесь делами с приоритетом А, затем делами с приоритетом В, а если останется время, то делами с приоритетом С.

Полезно иметь какой-нибудь таймер или другой механизм напоминания о намеченных совещаниях и встречах, чтобы не приходилось постоянно отрываться от работы и смотреть на часы.

Закончив одно дело, приступайте к следующему. Не теряйте времени.

Многие жалуются, что тратят массу времени на то, чтобы решить, за какое дело взяться следующим. Простейшее решение заключается в том, чтобы сделать все дела с приоритетом А в том порядке, в каком они идут в списке, затем также поступить с делами с приоритетом В и, наконец, с приоритетом С. Мы улучшим эту систему в главе 8, а пока вы не ошибетесь, если просто будете выполнять дела по порядку. Как правило, первыми в списке указаны дела, перенесенные с предыдущих дней. Иными словами, дела, которые вы отложили, «всплывают» вверх по списку, и их надо делать в первую очередь.

Старайтесь не упускать момент и переходить к следующему делу, как только закончили предыдущее. Поступайте так даже в том случае, когда на работу ушло меньше времени, чем вы предполагали; возможно, так вам удастся предотвратить нехватку времени, если на другое дело его потребуется больше, чем запланировано.

Время от времени делайте паузы для физической разминки. Если вы справились с заданием досрочно, пройдитесь энергичным шагом по коридорам. Работа за компьютером ограничивает вашу подвижность. Прихватите с собой папку для бумаг, чтобы произвести впечатление, будто вы идете по важному делу. Никто ни о чем не догадается.

Итак, закончив дела с приоритетом А, приступайте к делам с приоритетом В. Разобравшись с ними, побалуйте себя самым интересным делом с приоритетом С.

Редко удается справиться со всеми делами из списка, тем не менее все его пункты без исключения следует обработать. Пункт списка обработан, если вы уделили ему достаточно внимания.

Последние полчаса рабочего дня посвятите анализу невыполненных пунктов. Если среди них есть дела с приоритетом А, не пускайте ситуацию на самотек. Позвоните сотруднику, который ждет решения своего вопроса, и выработайте совместный план действий. Если же вы сами установили сроки (как обычно и бывает), перенесите пункты списка на следующий день.

Допустим, сегодня вы успели распаковать систему резервного копирования, убедившись в наличии всех нужных кабелей, и даже отрепетировали ее монтаж, чтобы проверить, достаточно ли кабели длинны. Однако вы не нашли никого, кто согласился бы помочь вам смонтировать оборудование. Значит, обработка этого пункта списка состоит в том, чтобы вычеркнуть выполненные подзадачи проекта, а остальные перенести на следующий день.

На портативном компьютере вы просто копируете записи в список на вторник. На страничке бумажного органайзера вы можете рядом с пунктом «Библиотека лент» списка написать «Распаковано и проверено», отметить этот пункт черточкой, а в список на вторник записать «Монтаж системы».

Все несделанные дела с приоритетами В и С тоже надо перенести на другой день. Теперь ваш список выглядит, как показано на рис. 5.7.

Получилось, что на пятичасовую работу ушло шесть часов.

На рис. 5.7 вы видите список, в первом столбце которого по каждому пункту есть отметка. Вы обработали все пункты списка. Не все дела закончены, но все обработаны. Обработка пункта подразумевает, что ему уделено достаточно внимания. Для низкоприоритетных пунктов это иногда означает простой перенос на завтра. Важно то, что вы ничего не забыли.

Рис. 5.7. Список дел на понедельник в конце рабочего дня

Вы можете взглянуть на список и с удовлетворением отметить для себя, что все его пункты обработаны. Поздравьте себя. Улыбнитесь. Одевайтесь и идите домой в хорошем настроении. Вы это заслужили.

Было время, когда я каждый день уходил с работы в ужасном настроении. Мне казалось, что я все работаю и работаю, но ничего не успеваю. Теперь я использую систему Цикл. Я просматриваю список дел, вижу, что обработал каждый пункт, и у меня возникает ощущение завершенности. Я покидаю офис с улыбкой на лице.

Предположим, сегодня вторник. Вы повторяете Цикл с сегодняшним списком дел.

Сегодня я научу вас работать в чуть более сложной ситуации. В частности, я покажу, как Цикл работает с системой регистрации запросов, с автоответчиком и в условиях постоянных прерываний.

Составьте расписание на сегодня

Вы должны начинать каждый день с проверки календаря на предмет встреч и заносить их в расписание на день. Предположим, на сегодня у вас ничего не назначено, и ваша страничка с расписанием остается пустой, если не считать запись о часовом перерыве на обед. Остается восемь часов на работу — нормальный рабочий день.

Пока все неплохо!

Составьте список дел на сегодня (вторник)

Вчера вы получили четыре новых задачи. Назовем их Задача 1, Задача 2, Задача 3 и Задача 4. Это низкоприоритетные дела, которые были поручены вам на вчерашнем совещании. Они не так важны, как то, чем вы занимались в понедельник, и вы записали их в список сегодняшних дел (на вторник), полагая, что это реалистичный вариант. К тому же в списке есть дела, перенесенные из вчерашнего списка.

Когда вы пришли утром на работу, на автоответчике было три голосовых сообщения. Вы их прослушали и занесли в список, хотя они и не требовали каких-то действий с вашей стороны.

Первое сообщение информировало всех сотрудников компании, что восточный вход в здание фирмы закрыт. Вы бесконечно благодарны руководству компании, которое потратило свое драгоценное время на запись этого сообщения, иначе вы бы ни за что не догадались, что означают объявления «Восточный вход закрыт», развешанные по всем коридорам. Поскольку это сообщение не требует от вас никакой реакции, смело вычеркивайте его.

Следующее сообщение пришло от вашего поставщика из Cisco. Вы записываете его телефон, поскольку собираетесь перезвонить ему (однако, прежде чем вычеркнуть пункт, вы обязательно проверите, совпадает ли этот телефон с тем, что хранится в вашей базе данных, описанной в главе 12). Третье сообщение от другого поставщика. Ему вы перезванивать не собираетесь, так что вы просто пишете в списке «спам» и ставите крестик в графе «Сделано». Теперь ваш список на вторник выглядит, как показано на рис. 5.8.

День еще не начался, а у вас уже два пункта вычеркнуто! Отлично!

Вы можете удивиться: зачем заносить в список пункты, чтобы тут же их вычеркнуть? Таким способом вы ведете журнал телефонных звонков, которые, как говорится, «к делу на пришьешь». Это одна из причин, по которым я предпочитаю бумажный органайзер электронному. Меньше мороки с записью-вычеркиванием.

Я уже несколько раз отмечал, что системному администратору хорошо бы иметь какую-нибудь систему регистрации клиентских запросов. Как включить ее в свой Цикл? Ежедневно выделяйте некоторый отрезок времени специально для обслуживания клиентских запросов. Когда-то я работал в фирме, где должен был треть дня обрабатывать такие запросы. Каждый день я добавлял в список дел двухчасовую работу под названием «Клиентские запросы». Это не означает, что я разбирался с запросами только в течение первых двух часов рабочего дня. Я резервировал время на тот случай, если появится неотложный запрос.

Реагирование на многочисленные прерывания обычно требует часа ежедневно. Эти прерывания составляют важную часть моей работы, поэтому я резервирую время и для них.

Рис. 5.8. Вторник. Список дел после прослушивания автоответчика

? Если у меня установлена взаимная защита от прерываний, в расписании на время действия защиты я пишу аббревиатуру «ВЗП». Любая работа над проектом, выполняемая в это время, как подарок.

Теперь можно подсчитать, сколько часов потребуется, чтобы переделать все дела. Ни много ни мало 11 с четвертью! При 8-часовом рабочем дне самое время расставить приоритеты. Все пункты, которые нужно выполнить сегодня, автоматически получают приоритет А. Система резервного копирования, которую вы еще не установили, имела приоритет А вчера, значит, получит его и сегодня.

Расставьте приоритеты и откорректируйте план

Какие приоритеты присвоить пунктам «Клиентские запросы» и «Прерывания»? С одной стороны, их необходимо выполнять каждый день, значит, они должны иметь наивысший приоритет. Однако пункт «Прерывания» — это нечто вроде буфера, который нужен на случай появления реальных прерываний. Вы имеете определенную свободу действий и можете пометить этот пункт литерой В.

В списке присутствует несколько дел с приоритетом В и очень много с приоритетом С (что вполне нормально). Сам список выглядит так, как показано на рис. 5.9.

Вчера общее время дел с приоритетом А и В превысило количество ваших рабочих часов, и вам пришлось перенести кое-что на сегодня. Сегодня дела с этими приоритетами потребуют 6 часов 15 минут. Переизбытка дел не наблюдается, и переносить что-то на завтра не нужно.

Рис. 5.9. Вторник. Список дел после расстановки приоритетов и оценки времени

Я заметил, что если у меня не очень много дел с приоритетом А и я закончу их в первой половине дня, то остаток дня протекает менее напряженно. Я выполняю дела с приоритетом В плюс столько дел с приоритетом С, сколько успею. В конце дня я переношу на завтра все незавершенные дела без каких-либо угрызений совести. Такой подход не создает дополнительных стрессов и позволяет гораздо лучше справляться с прерываниями. Воспользуемся им сегодня.

Не нужно сдвигать какие-либо дела на среду прямо сейчас. Если понадобится, вы сделаете это в конце дня.

Выполняйте план

Теперь выполняйте дела с приоритетом А, пока не сделаете все. Работа с запросами клиентов может привести к возникновению новых дел. Например, если запрос не может быть выполнен за один присест, имеет смысл занести его в список дел. Предположим, запрос № 43001 из системы регистрации запросов требует исправления ошибки в пакетном задании, выполняющемся ночью, и проверки того, что исправление выполнено правильно. Вы можете внести коррективы, а в списке завтрашних дел сделать запись о необходимости проверки (рис. 5.10).

Если для реагирования на другой запрос понадобится заказать и установить программный продукт, вы можете оформить заказ сегодня, а затем сделать запись о предполагаемой доставке на страничке соответствующего дня.

Рис. 5.10. Добавление запроса из системы регистрации в список дел на среду

Я пользуюсь органайзером для отслеживания запросов, над которыми активно работаю. Однако список запросов, адресованных мне в системе регистрации, гораздо длиннее, но я не включаю их все в личный список дел на сегодня. Я записываю только те запросы, которые обрабатываю в настоящее время и которые нужно обработать к конкретной дате.

Затем выполните все дела с приоритетом В. Поскольку пункт «Прерывания» буферный, вы не обязаны бездельничать, хотя никто и не прерывает вас.

Закончите рабочий день и покиньте офис

В конце рабочего дня уделите несколько минут обработке оставшихся пунктов. Невыполненные задания переносятся на следующий день, и вы покидаете офис с улыбкой, потому что обработали все задания.

Оглавление книги