Книга: Презентация: Лучше один раз увидеть!

Глава 7. ПОДГОТОВКА РАЗДАТОЧНЫХ МАТЕРИАЛОВ

Глава 7. ПОДГОТОВКА РАЗДАТОЧНЫХ МАТЕРИАЛОВ

Слова и слайды забываются, а раздаточные материалы остаются постоянным, осязаемым напоминанием. Иногда выступающие раздают печатные материалы до начала презентации. И сталкиваются с ситуацией, когда аудитория начинает читать материалы, игнорируя то, что выступающий говорит в настоящий момент. Поэтому важно вести аудиторию за собой шаг за шагом, не теряя ее и не перегружая излишней информацией.

Метафорой взаимодействия выступающего и аудитории в данном случае может быть сравнение с моторной лодкой. Когда мотор за бортом лодки придает энергию движению лодки, а руль мотора определяет направление движения лодки.

Три элемента презентации:

1) мыслительная карта презентации (ее видите только вы);

2) слайды, которые вы показываете аудитории;

3) раздаточные материалы.

Не экономьте время, пытаясь объединить слайды и раздаточные материалы. Делая слайды по принципу «два в одном», вы лишь перегрузите аудиторию излишней информацией и создадите слайдомент.

Правда, в некоторых корпоративных культурах существуют строгие правила, определяющие, что может быть использовано в презентации и какими должны быть раздаточные материалы.

В одном российском банке, например, на внутренних заседаниях нельзя делать презентацию, в которой больше 15 слайдов. Если слайд на экране отличается от раздаточных материалов – увольнение.

Это неправильно. Вместо этого отдельно подготовьте подробные раздаточные материалы, а слайды делайте максимально простыми.

• Никогда не распространяйте печатную версию ваших слайдов как раздаточный материал.

• Никогда не раздавайте копии слайдов до начала презентации.

• Одно из определений качественных слайдов – слайды без презентатора должны быть бесполезны. Задумайтесь: если слайды самодостаточны и могут сами по себе донести вашу идею, зачем тогда нужны вы?

В какой момент следует распространить раздаточные материалы: до, во время или после презентации? В каком виде? План презентации? Распечатанные слайды? Написанный текст?

Ответ кроется в сравнении того, что мы получим и что потеряем, раздав материалы в аудитории. Раздавая материалы, помните:

• как только мы раздаем что-то аудитории, мы сразу же теряем 50 % внимания участников;

• нужно приложить дополнительные усилия для удержания внимания аудитории, чтобы предотвратить пролистыва– ние вперед;

• если участники все же пролистнули вперед, тактично и настойчиво верните их обратно на страницу, на которой нужно сфокусироваться.

Допустим, вы делаете презентацию для руководителей компании-клиента. Ваша стратегия заключается в том, чтобы подвести слушателей к вашему решению, последовательно демонстрируя слайд за слайдом.

Прежде чем начать, вы раздаете распечатанные копии слайдов с тем, чтобы они могли легко следить за ходом презентации. Но во время презентации все происходит по-другому: вы объясняете слайд № 2, а генеральный директор и президент уже пролистали до последней страницы, чтобы добраться до заключения. Стратегия презентации нарушена, и вам нужно приложить дополнительные усилия, чтобы вернуть внимание.

Перед небольшой аудиторией я использую один из двух вариантов.

1. Выдаю не всю подшивку сразу, а по одному листу. Это позволяет удерживать и направлять внимание аудитории.

2. Раздаю материалы до того, как начать отвечать на вопросы. Это позволяет более информированной части аудитории сформулировать полезные вопросы.

Подготовьте содержание раздаточных материалов таким образом, чтобы их можно было использовать для вовлечения аудитории. Например:

• подкрепить всю презентацию в целом;

• помочь аудитории следить за ходом презентации;

• визуально усилить ключевые идеи;

• организовать групповое обсуждение;

• разобрать практические примеры;

• резюмировать основные моменты презентации.

Подготовив исчерпывающие раздаточные материалы, можно не беспокоиться из-за исключения каких-то деталей из слайдов.

Оглавление книги


Генерация: 0.298. Запросов К БД/Cache: 3 / 0
поделиться
Вверх Вниз