Книга: Как навести порядок в своем бизнесе. Как построить надежную систему из ненадежных элементов. Практикум

5.5. Должностные инструкции

5.5. Должностные инструкции

По своей структуре инструкция повторяет положение о подразделении, за исключением разве что раздела про организационную структуру. Поэтому все рассуждения, приведенные выше про положения о подразделениях, применимы и здесь. В ДИ появляется раздел «Требования к квалификации». Эту тему мы рассмотрим подробнее в п. 6.2 «Потребность компании в персонале».

Один нюанс: в «прочее» очень рекомендую внести пункт «Выполнение поручений и указаний своего непосредственного руководителя» – пригодится. Только потом не злоупотребляйте им. Ведь если вам постоянно приходится управлять сотрудниками с помощью особых указаний – значит, выстроенная вами система без «пинков» не работает. Разве вы этого хотите?

* * *

И снова о функциях сотрудника.

Даже если они описаны разумно и тщательно (что встречается нечасто), человеку все равно не понятно, как выполнять работу: «Да, я должен делать то-то и то-то (длинный перечень). Но как?» Ответ на этот вопрос – алгоритм работы – есть только в бизнес-процессах и проектах.

К тому же процессы меняются, а значит, нужно обновлять и функции – сизифов труд!

Именно поэтому я рекомендую вам постепенно уходить от детализации функций работника в пользу четких и ясных описаний процессов. А в ДИ ссылаться на те процессы, в работе которых сотрудник принимает участие (перечислять их). Такая конструкция, по нашему опыту, логически более правильная, простая и требует гораздо меньше сил на использование и поддержание в актуальном состоянии[247].

Пример 76. Игорь Жуков-Дуккарт, промышленный консультант по КИП, совладелец ООО «РУПРОМТ»: «Я согласен с автором о переходе на описание конкретных действий сотрудника вместо издания должностных инструкций. По таким описаниям легко вводить новичков, легко стандартно работать “старичкам”, а руководителям легче увидеть расхождения между написанным и фактическим процессом, который изменился из-за условий работы с клиентом. Должностные инструкции остаются как отписка перед возможной проверкой.

У нас такие описания действий составляют сами сотрудники, отвечая на вопросы “Что я делаю сейчас?” в хронометраже. Потом добавляется взаимосвязь дел – описание готово. Несколько отличается от идеального в голове руководителя? Значит, задача выполнена наполовину – разница найдена. Мы садимся и меняем на бумаге то, что делалось раньше, на то, что лучше делать завтра. Это касается нюансов, а не всего описания действий. Затем – претворяем в жизнь. Это легче, чем по памяти и по интуиции».

Пример 77. Тамара Пайвина, владелица продовольственных магазинов: «У себя, в небольшой компании, мы меняем должностные инструкции каждый год в январе, постепенно расширяя обязанности сотрудников. Одновременно можно подкорректировать штатное расписание с изменением названия должности наиболее полезных сотрудников с небольшой дополнительной мотивацией. Все это позволяет дисциплинировать коллектив (указывая на их обязанности по должностной инструкции) и стимулировать их для повышения отдачи от каждого сотрудника».

Пример:

Рассмотрим, как каскадом сверху вниз происходит создание положений и должностных инструкций в классическом подходе (рис. 60). Если на верхнем уровне вы все сделали верно, то для нижних уровней это в основном механическая (хотя и важная) работа.


Рисунок 60. Пример структуры коммерческой службы

Положение о коммерческой службе (фрагмент)

2.1. Назначение подразделения: получение Компанией максимальной текущей и долгосрочной выгоды.

2.2. Основные задачи:

• участие в разработке стратегии развития Компании;

• поиск и привлечение новых клиентов;

• продажа услуг Компании;

• продвижение Компании на рынке;

2.3. Для решения основных задач, указанных в п. 2.2, Коммерческая служба выполняет следующие основные функции.

В области участия в разработке стратегии развития Компании:

• участие в работе совещательных органов Компании;

• формирование и представление Генеральному директору предложений по стратегии развития Компании;

В области продажи услуг Компании:

• проведение переговоров с клиентами;

• оценка текущей и будущей рентабельности клиента;

• выставление коммерческих предложений;

• занесение и актуализация полной информации о клиентах в базы данных Компании;

• заключение договоров и документальное оформление сделок;

• сдача результатов работ клиентам;

• контроль своевременной оплаты счетов за выполненные работы и снижение дебиторской задолженности;

• сбор рекомендаций от клиентов;

Прочее:

• консультирование сотрудников Компании в рамках своей компетентности и полномочий…

Положение об отделе продаж (входит в коммерческую службу)

2.1. Назначение подразделения: выгодная продажа услуг Компании[248].

2.2. Основные задачи[249]:

• участие в разработке стратегии развития Компании;

• поиск и привлечение новых клиентов;

• продажа услуг Компании;

2.3. Для решения основных задач, указанных в п. 2.2, Отдел продаж выполняет следующие основные функции:

В области продажи услуг компании:

• оценка и повышение удовлетворенности клиентов[250];

Должностная инструкция продавца (работает в отделе продаж)

2.1. Основная цель[251] – выгодная продажа услуг Компании;

2.2. Основные задачи[252]:

• привлечение новых клиентов;

• продажа услуг Компании;

2.3. Для решения основных задач, указанных в п. 2.2, продавец выполняет следующие основные функции:

Прочее[253]:

• своевременное и полное предоставление отчетности в соответствии с внутренними документами Компании;

• выполнение поручений и указаний своего непосредственного руководителя;

• участие в обучении сотрудников Компании;

• консультирование сотрудников Компании в рамках своей компетентности и полномочий.

Практическое задание 81

Разработайте одно или несколько положений о подразделениях и соответствующие им должностные инструкции.

Для наглядности проработайте сверху вниз одну ветку, например служба – отдел – должность. Активно используйте каскадирование задач и функций: от положения о компании до должностной инструкции.

Убедитесь в полноте и непротиворечивости результатов.

А может быть вы захотите пойти иным путем: не расписывать функции, а сослаться на бизнес-процессы?

В любом случае, умение создавать логически стройное «здание», декомпозировать цели, задачи и функции (от компании до отдельной должности) – полезный навык. Потренируйте его, естественно в команде. Заодно и много вопросов проясните.

Практическое задание 82 (для сильных духом)

Полезно применять не только должностные, но и ролевые инструкции. В прошлых главах мы с вами рассматривали разные роли, например: руководитель процесса (РП), архитектор процесса (АП), руководитель проекта (его тоже удобно называть РП, отчасти эти роли похожи), главный бизнес-архитектор компании и другие[254].

Разработайте простую и удобную инструкцию для одной из этих ролей. Может быть и нескольких – это позволяет прояснить многое.

А если пойти дальше, то можете сделать и Положение о рабочей группе, к примеру.

Впрочем, потренируйтесь прежде на более простых материях, описанных в этой главе. Хорошенько поймите процессный и проектный подходы, управление изменениями. И уж тогда…

Оглавление книги


Генерация: 0.332. Запросов К БД/Cache: 3 / 0
поделиться
Вверх Вниз